Este é uma pergunta interessante, até mesmo porque uma das maiores preocupações costuma ser terminar o projeto, entregar o seu produto ou resultados, mas para isso é importante iniciar corretamente.
Com esta vontade de terminar e entregar, ou em muitas situações com a pressão de terminar para entregar, a maioria dos gerentes de projetos e equipes de projeto saem executando, ou em outras palavras começam a desenvolver seu produto, construir seu objeto, trabalhar no que será entregue no final, sem antes planejar e ter o conhecimento pleno do que é preciso ser realizado.
Terminar e entregar é o mais importante, porém desde o primeiro minuto de um projeto é preciso pensar que é necessário além de terminar e entregar, entregar algo com qualidade, ou seja, atendendo as expectativas das partes interessadas, mantendo os custos e prazos determinados.
Para isso é importante planejar e analisar o que é preciso ser completado e entregue. Todos sabemos que a parte mais legal de um projeto é executá-lo e vê-lo funcionando, mas é mais legal ainda quando ele está funcionando dentro das especificações construídas juntamente com o cliente que irá usá-lo.
O planejamento é importante ocorrer antes que qualquer trabalho seja executado, porque é neste momento que os primeiros passos são dados em direção ao caminho certo. Para um planejamento adequado é importante, no mínimo, identificar os seguintes pontos:
- Qual o orçamento do projeto?
- Qual o prazo do projeto?
- Qual a equipe disponível dentro do orçamento que possa cumprir o prazo?
- Quais os riscos iniciais do projeto?
- Quais as premissas iniciais do projeto?
- Quem são os Stakeholders do projeto?
- Quais são os critérios de aceitação do projeto?
- Como será o processo de realização do projeto, quanto a:
- Levantamento e detalhamento das especificações do produto ou serviço;
- Execução do projeto para construir o objetivo especificado;
- Testes internos e do cliente para aceitação das entregas;
- Transição do produto ou serviço para início das operações;
- Critérios de pagamentos e recebimentos;
- Há outros planejamentos iniciais que podem ser importantes de acordo com cada projeto específico, aqui eu citei apenas alguns mais comuns e fundamentais.
Com este planejamento mínimo é possível visualizar o projeto como um todo e ver todos os recursos disponíveis para iniciar a execução de uma primeira parte do projeto, que ainda não é a construção do produto ou serviço final.
Existem várias formas de se planejar um projeto, e várias bibliografias que sugerem boas práticas, frameworks, metodologias, modelos, entre outros. Eu uso e sugiro as boas práticas do Guia PMBOK® 4a edição, do PMI, mas você pode utilizar a que melhor lhe convir.
Antes de partir para o produto final ou serviço requisitado é preciso se entender perfeitamente o que deve ser entregue, e o que o cliente ou partes interessadas estão esperando. Esta é a etapa de especificar o produto ou serviço.
A especificação, ou análise de requisitos é o processo mais importante do projeto, mais até do que a sua construção e entrega, e pode acreditar isso não é exagero, sabe porque?
A análise de requisitos é o processo onde todos entendem o que é para ser realizado, com detalhes, especificações, protótipos, modelos, definições, tamanhos, cores, regras, cálculos, ou seja, tudo que junto irá definir exatamente o que o produto ou serviço final devem atender, e com certeza estes serão os critérios de aceitação do cliente, que irá analisar todas estas definições quando o produto ou serviço for entregue.
Dica: Se não for definido e a equipe do projeto realizar da maneira que bem entender, ou sem ter o entendimento total, a falha é inteiramente da equipe do projeto, e não do cliente. Não definir não é a mesma coisa que mudar a definição, lembre-se disso.
Estas definições, especificações e análise de requisitos não devem gerar um calhamaço imenso de documentos ou durarem 1 ano ou 2, só devem ser claras e objetivas o suficiente para que tanto o time do projeto quanto o cliente tenham exatamente o mesmo entendimento do que o produto ou serviço final devem realizar e atender.
Existem várias formas de fazer este processo de análise de requisitos, uma que funciona bem para a maioria dos projetos é o ciclo de iterações, onde uma pequena fase, ou etapa, ou grupo de requisitos do projeto são analisados de cada vez. Assim é possível analisar bem uma parte do projeto e partir para a construção desta etapa, e na sequência se analisar mais uma parte, e se construir mais esta parte, e assim sucessivamente até o fim do projeto.
As práticas ágeis também sugerem que não se deve aplicar mais tempo, ou mais documentação, do que o necessário. Para que isso seja bem interpretado, uma sugestão é:
Converse bastante com o seu cliente e com o seu time sobre os detalhes da etapa a ser realizada, e procure colocar no papel todas as regras, regulamentos, definições e especificações importantes. Quando sentir segurança para iniciar a construção, inicie, e com o passar do tempo reveja todos os pontos e continue conversando e revisando para que nada passe desapercebido.
Dica: Nunca construa nada que se tenha dúvidas, indefinições ou que o cliente não saiba, não aprovou ou não queira. Uma equipe bem preparada pode até saber o que é melhor para o seu cliente, e pode tentar evitar falhas ou riscos, porém, o cliente é sempre o principal e mais importante influenciador e deve ser ouvido e consultado sempre. Não tome decisões por conta própria, ouça primeiro o seu cliente.
Bom, então é isso. Comece o seu projeto sempre pelo planejamento, e logo na sequência pelo entendimento correto dos requisitos que precisam ser completados e entregues, somente, e somente depois mesmo, inicie a construção de seu produto ou serviço.
Quem nunca viu esta imagem abaixo? Ela é um exemplo de falta de planejamento e entendimento dos requisitos. Alguns teimam em achar que é erro na qualidade, e que os testes não foram bem feitos, ou que a equipe técnica era fraca e construiu de maneira errada, ou que o cliente ficava mudando as coisas toda hora, ou que foi falta de controle na execução. A grande verdade é que ninguém sabia o que era para ser feito e nem o que se estava fazendo.
Em outras palavras, pense um pouco antes de colocar a mão na massa, e lembre-se sempre refazer ou consertar é mais caro do que fazer certo.
Bom projeto!
