O PRINCE2 – Project In a Controlled Environment, ou em português Projetos em Ambiente Controlado, é um método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu ge­renciamento, controle e organização.

O PRINCE2 é extensivamente utilizado em mais de 150 países, em todas as regiões do mundo, em mais de 20 mil organizações.

Atualmente também, o número de profissionais que obtém qualificações PRINCE2 cresce em torno de 20% ao ano, em todo o mundo, inclusive no Brasil.

O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2”, que é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.

O OGC e sua equipe de autores e colaboradores é responsável pela manutenção e distribuição do manual do PRINCE2 atualizado, bem como pelas traduções em diversos idiomas pelo mundo, incluindo o português, que teve a participação do nosso grande prof. Farhad na última versão de 2011, e que pode ser encontrado no Brasil com a seguinte capa:

Prince2

O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2” é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:

  • O que se espera de mim?
  • O que o gerente de projetos faz?
  • O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado?
  • Que decisões espera-se que eu tome?
  • De que informações preciso e que informações devo fornecer?
  • A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação?
  • Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?

Esta área do blog FabioCruz.com se destina a apresentar de forma resumida e objetiva o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, com base na última versão do manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, contendo os seguintes contéudos que podem ser acessados pelos links nas abas no topo deste post.

  • Introdução ao gerenciamento de projetos segundo o PRINCE2
  • Princípios PRINCE2
  • Temas PRINCE2 – Parte 1/2 e Parte 2/2
  • Processos PRINCE2
  • Papéis PRINCE2 – contido no Tema Organização
  • Adequação do PRINCE2 ao ambiente de projeto

Visite cada uma das seções da área PRINCE2 de FabioCruz.com, e saiba mais sobre este método de sucesso de gerenciamento de projetos.

O PRINCE2 – Project In a Controlled Environment, ou em português Projetos em Ambiente Controlado, é um método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu ge­renciamento, controle e organização.

A origem do PRINCE2 é britânica, mas já é utilizado em mais de 150 países de todas as regiões do mundo, inclusive no Brasil.

O PRINCE2 é publicado através do manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2″, que é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.

O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″ é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:

  • O que se espera de mim?
  • O que o gerente de projetos faz?
  • O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado?
  • Que decisões espera-se que eu tome?
  • De que informações preciso e que informações devo fornecer?
  • A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação?
  • Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?

Para responder a estas perguntas e apresentar o método de gestão PRINCE2, a seguinte estrutura, conceitos e conteúdos são apresentados:

Projeto

Para o PRINCE2, os projetos são meios pelos quais introduzimos mudanças, partindo da definição de que um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado. Além de se distinguir das operações pelas seguintes características:

  • Introduz mudanças
  • É temporário
  • Possui equipes interfuncionais (pessoas com diferentes habilidades que trabalham juntas)
  • É exclusivo se comparado a outro projeto
  • Possui muitas incertezas

Gerenciamento de Projetos

Para o PRINCE2, o gerenciamento de projetos é o desenvolvimento das entregas do projeto, conhecido como produtos, que produzem os resultados do projeto, controlando o trabalho especializado necessário para a criação dos produtos do projeto.

O PRINCE2

O PRINCE2 é sim um método não proprietário que é considerado realmente genérico e pode ser aplicado a qualquer projeto, não importante o tamanho, tipo ou organização.

Isso se dá porque o PRINCE2 isola aspectos do gerenciamento do trabalho de projeto das contribuições especializadas, tais como arquitetura, desenvolvimento, construção, e etc. Sendo que o PRINCE2 permite que estas contribuições especializadas necessárias para complementar qualquer tipo de projeto sejam facilmente integradas com o método de gerenciamento do PRINCE2, formando um framework geral para realizar o trabalho do projeto.

Gerente de Projetos

O gerente de projetos (GP) no PRINCE2 é o responsável por planejar a sequência de atividades do trabalho do projeto que irá construir o produto do projeto, e controlar a realização deste trabalho.

Para que o trabalho do projeto possa ser realizado, o GP precisa delegar parte deste trabalho, ou todo o trabalho, para outras pessoas, especialmente devido a característica de interfuncionalidade do time do projeto.

Prince2-Ciclo-Delegacao

Com o trabalho do projeto em andamento, a responsabilidade do GP é monitorar os progressos do projeto comparando-o com o plano original, com o objetivo de manter o realizado próximo ao planejado.

O GP precisa levar em conta que não é possível assumir que tudo sairá conforme o planejado, e com isso, se o plano não estiver sendo cumprido, o GP terá de fazer algo a respeito através do controle.

Considerando também que o controle também deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois neste cenário o GP poderá ter a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os custos, por exemplo.

Assim, o PRINCE2 fornece total apoio ao GP através do seu objetivo de fazer com que as informações certas estejam disponíveis na hora certa, para as pessoas certas tomarem as decisões certas.

Controles

Para o PRINCE2, todo projeto tem 6 variáveis, ou seja, 6 aspectos do desempenho do projeto que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas:

  • Custos – O projeto é financeiramente viável?
  • Prazo – Quando o projeto acaba?
  • Qualidade – O produto do projeto corresponde as expectativas e é adequado ao seu propósito?
  • Escopo – O que exatamente o projeto entregará?
  • Risco – O quanto estamos preparados para correr riscos, e há algo que possamos fazer sobre riscos?
  • Benefícios – Porque o projeto está sendo realizado?

Sendo assim, o PRINCE2 é um framework integrado de processos e temas que trata de planejamento, delegação, monitoramento e controle de todos esses os 6 aspectos apresentados acima.

Estrutura do PRINCE2

O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4 elementos integrados de princípios, temas, processos e ambientes de projeto.

Estes elementos são:

  • Os Princípios, que são as 7 orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo gerenciado com o método PRINCE2, ou não. Se algum dos 7 não for aplicado, o projeto não é considerado PRINCE2.
  • Os Temas. São 7 os temas que descrevem os aspectos do gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente, e que explicam o tratamento específico que o PRINCE2 requer e necessita para as disciplinas de gerenciamento de projetos.
  • Os Processos, representam as etapas que devem ser realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto, abrangendo do início ao fim verificações, recomendações e responsabilidades.
  • A Adequação do PRINCE2, trata da necessidade de adequar o PRINCE2 ao contexto específico do projeto. Reforçando a flexibilidade do Framework do PRINCE2 que pode ser adequado a qualquer tipo e porte de projeto.

Não tem no PRINCE2

  • O PRINCE2 não pretende abranger tudo que diz respeito ao gerenciamento de projetos, isto seria até impossível, portanto as seguintes 3 categorias não estão contidas no método de gerenciamento de projetos do PRINCE2:
  • Aspectos especializados, ou seja, atividades específicas de setores ou tipos de trabalho são externas ao PRINCE2.
  • Técnicas detalhadas de planejamento e controle não são sugeridas ou abordadas pelo PRINCE2, dois exemplos para entendimento seriam a análise de caminho crítico e a análise de valor agregado que estão contidas no Guia PMBOK.
  • Capacidade de liderança, também conhecidos como softskills ou habilidades interpessoais não estão codificadas no método do PRINCE2.

Benefícios do PRINCE2

Para finalizarmos a seção de introdução, vamos entender alguns benefícios conhecidos quando se adota o método PRINCE2 para gerenciar projetos:

  • Oferece melhores práticas e governança estabelecida e comprovada
  • Pode ser aplicado a qualquer projeto, combinando modelos especializados e setoriais
  • Fornece uma linguagem comum para quem o utiliza, promovendo uma comunicação eficaz
  • Fornece declarações de papéis e responsabilidades bem definidos, contendo inclusive estrutura definida para prestação de contas, delegação, autoridade e comunicação.
  • Mantém o foco no produto e suas entregas
  • Possui planos preparados para melhorar a comunicação e o controle
  • Sua base é um framework de “gerenciamento por exceção”
  • Aborda a visualização da viabilidade do projeto segundo o Business Case, e não ao fim do projeto, simplesmente pelo fim.
  • Define uma estrutura mínima necessária de relatórios, ou seja, de maneira economiza fornece todos os relatórios necessários para planejamento e controle de um projeto.
  • Assegura que todos os Stakeholders estejam representados no planejamento e na tomada de decisões.
  • Promove o aprendizado e a melhoria contínua.
  • Promove consistência do trabalho do projeto.
  • Facilita a mobilidade do pessoal do projeto e reduz o impacto de mudanças de equipes.
  • Fornece ferramentas de diagnóstico, facilitando a garantia e a avaliação do trabalho do projeto.
  • Possui um número considerado de organizações de treinamento e consultoria por todo o mundo.

O PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos, aplicável a qualquer projeto, devido ao fato de ser baseado em princípios.

Estes princípios tem origem em lições aprendidas em projetos (positivas e negativas), e estes princípios proporcionam um framework de boas práticas, sendo a aplicação destes mesmos princípios o elemento que define um projeto PRINCE2.

Vamos entender quais são os 7 princípios que caracterizam se um projeto está usando o PRINCE2 ou não, e compreender porque são tão importantes.

1 – Justificação de Negócio Contínua

Um projeto PRINCE2 precisa ter uma justificação de negócio contínua, e isso significa que é preciso haver uma razão justificável para iniciar o projeto, sendo que esta justificativa precisa se manter e ser válida durante toda a vida do projeto, e por fim, a justificativa deve estar documentado e aprovada.

A justificativa do projeto é documentada na forma de Business Case.

2 – Aprender com a experiência

As equipes de projetos gerenciados com o método PRINCE2 aprendem com a experiência, a partir da busca pelas lições aprendidas e do seu registro que servirá como base para ações ao longo de toda a vida do projeto.

Um ponto que é bem claro no PRINCE2, é que aprender com a experiência, está presente no início, durante a realização, e no encerramento do projeto, da seguinte maneira:

– No início do projeto deve se visitar as lições aprendidas de projetos anteriores ou similares, para se identificar quais podem ser aplicadas.

– Durante o andamento do projeto as lições devem ser aprendidas em todos os momentos, sempre com o objetivo de buscar oportunidades de melhorias no projeto.

– No encerramento do projeto deve-se buscar compreensão de todas as lições registradas, pois se as lições não provocarem mudanças serão apenas lições identificadas e não aprendidas.

3 – Papéis e Responsabilidade Definidos

Em um projeto PRINCE2 há papéis e responsabilidades definidos na estrutura organizacional, envolvendo interesses de negócio, dos usuários e dos fornecedores.

É importante que os projetos PRINCE2 tenham no mínimo as seguintes partes interessadas:

  • Patrocinadores do negócio, que confirmam o objetivo do projeto e a relação custo/benefício
  • Usuários que usarão o produto do projeto para obter benefícios
  • Fornecedores que proporcionam os recursos, incluindo conhecimentos especializados, para o projeto.

Para todos estes papéis é fundamental responder a seguinte pergunta: “O que se espera de mim no projeto?”

4 – Gerenciar por Estágios

Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado por estágios.

Com estágios é possível ter pontos de controle ao final de cada estágio, avaliando a situação do projeto e podendo até considerar a sua continuidade ou não, validando por exemplo, se a justificativa do projeto continua válida.

A divisão do projeto em estágios mais curtos oferece mais controle, porém aumentam a carga de gerenciamento, considerando que um planejamento só pode ser feito e um nível de detalhamento gerenciável e previsível, ou seja, o PRINCE2 sugere que não se planeje além de um horizonte sensível, que se possa realmente visualizar.

Para superar esta questão do horizonte, o PRINCE2 sugere:

  • Dividir o projeto em um número determinado de estágios de gerenciamento
  • Ter um plano de projeto de alto nível e planos de estágio detalhados, considerando detalhar apenas o estágio atual, ou seja, que se está iniciando ou trabalhando
  • Planejando, delegando, monitorando e controlando o projeto por estágio

O PRINCE2 exige que se tenha um número mínimo de 2 estágios, sendo 1 de iniciação e um ou mais de gerenciamento.

5 – Gerenciar por Exceção

Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada.

Isso significa que a governança define responsabilidades distintas para direcionar o gerenciamento, entregar o projeto e definir claramente as responsabilidades de prestação de contas em cada estágio.

A prestação de contas se dá pela delegação de autoridade de um nível gerencial para o próximo, através de tolerâncias em relação aos seguintes 6 objetivos do plano do projeto:

  • Tempo
  • Custo
  • Qualidade
  • Escopo
  • Risco
  • Benefício

As tolerâncias são monitoradas através de controles que permitam identificar se as mesmas estão excedidas, sendo que quando isso ocorre o próximo nível de gerenciamento deve ser consultado.

Exemplo: Até o limite de 1 semana de atraso de uma entrega do produto do projeto, o gerente de projeto não precisa comunicar o comitê diretor do projeto, excedendo 1 semana o comitê deve ser comunicado imediatamente.

Como complemento, deve existir mecanismos que garantam a cada uma das camadas gerencias confiança que os controles das tolerâncias são eficazes.

6 – Foco em Produtos

Um projeto PRINCE2 concentra seu foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade.

Para o PRINCE2 um projeto bem sucedido é orientado por resultados e não por atividades, sendo que o propósito do projeto é atender as expectativas dos Stakeholders do projeto, de acordo com a justificativa de negócio.

7 – Adequar o Ambiente do Projeto

O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, considerando porte ou tamanho, complexidade, importância, capacidade e risco.

O propósito desta adequação é garantir que o método de gerenciamento de projeto esteja relacionado com o ambiente do projeto, e que os controles do projeto se baseiem no porte do projeto, complexidade, importância, capacidade e risco.

Para que isso seja possível, é preciso que o Comitê Diretor do Projeto, juntamente com o Gerente de Projeto, tomem as decisões sobre como o método será aplicado, e assegura que todos os Stakeholders entendam como o PRINCE2 será usado, e descrevendo este método no Documento de Iniciação do Projeto.

Os temas do PRINCE2 descrevem os aspectos do gerenciamento de projetos que devem ser tratados de forma contínua, sendo afirmado pelo manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, que qualquer gerente de projeto que dê atenção a esses temas desempenhará seu papel com profissionalismo.

O ponto forte do PRINCE2 é a maneira como os 7 temas se integram, se relacionando entre si e formando um todo.

A ordem cronológica de aplicação destes temas é definida pelo fluxo dos Processo do PRINCE2. Neste tópico serão apresentados apenas os temas com propósito, definições, abordagem e responsabilidades.

1 – Business Case

Tem o objetivo de responder o “Por quê?” do projeto ser realizado ou continuado, através da apresentação da combinação ideal de informações utilizadas para decidir se o projeto é, e continua sendo, desejável, viável, realizável e se vale a pena investir nele.

O Business Case (BC) também precisa conter as saídas do projeto, que são os produtos especialistas do projeto, o resultado, ou mudança, obtida com o uso das saídas do projeto e o benefício obtido com o resultado, que precisa ser uma melhoria mensurável.

O BC é desenvolvido no início do projeto, mantido ao longo de toda a vida do projeto, verificado em cada ponto de decisão fundamental, como as avaliações de final de estágio, e confirmado quando os benefícios começam a se acumular.

O Executivo é o responsável pelo BC, não significa que ele irá escrever o BC, mas sim assegurar que ele seja escrito e aprovado.

A revisão do BC deve ser realizada para orientar a tomada de decisão, sempre:

  • Ao final do processo Starting up a Project (SP), pelo Comitê Diretor do Projeto, autorizando o início do projeto* com base na justificativa.
  • Ao final do processo Initiating a Project (IP) pelo Comitê Diretor do Projeto para autorizar o projeto.
  • Em qualquer avaliação de impacto realizada pelo GP ou em qualquer issue ou risco novo ou revisado.
  • Junto com o plano de exceção, pelo Comitê Diretor do Projeto, para autorizar o estágio revisado e a continuação do projeto.
  • Ao final de cada estágio pelo GP para atualizar as 6 variáveis (aspectos) do projeto, se necessário.
  • No estágio final pelo GP afim de avaliar o desempenho do projeto.
  • Na revisão de benefícios, possivelmente pela gerência corporativa.
  • Ao final de cada estágio pelo Comitê Diretor do Projeto para autorizar o próximo estágio.

A abordagem de confirmação dos benefícios do BC destina-se a:

  • Identificar os benefícios do projeto
  • Selecionar medidas dos objetivos que possam comprovar os benefícios de maneira confiável
  • Coletar as medidas da linha de base
  • Decidir como, quando e por quem as medidas dos benefícios serão coletadas.

O conteúdo sugerido para um bom BC, contém no mínimo:

  • Um sumário executivo
  • Razões (Justificativas)
  • Opções de negócio (descrever o que poderá ocorrer se “não fazer nada” do projeto, “fazer somente o mínimo” do projeto ou “fazer algo” realmente)
  • Benefícios esperados
  • Contra benefícios esperados (resultados percebidos como negativos por um ou mais Stakeholders)
  • Prazo
  • Custos
  • Análise de investimento (ROI, por exemplo)
  • Principais riscos

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Business Case

  • Gerência Corporativa: Fornece a proposição do projeto e o padrão do BC
  • Executivo: Responsável pelo BC do início ao fim do projeto
  • Usuário: Específica os benefícios que motivaram a aprovação do BC
  • GP: Prepara o BC para o Executivo, e avaliar o BC ao longo do projeto

2 – Organização

Tem o objetivo de responder “Quem?” irá realizar o trabalho do projeto, sendo que é preciso distribuir o trabalho entre os gerentes, além de descrever os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento do projeto.

O Princípio PRINCE2 de papéis e responsabilidades declara que um projeto terá sempre 3 categorias de partes interessadas (Stakeholders) e o interesse das 3 devem ser atendidos para que o projeto seja bem-sucedido. As 3 categorias são:

  • Negócios, sendo que o ponto de vista de negócios deve ser representado no projeto para garantir que os requisitos de negócio sejam atendidos. O Executivo é responsável por cuidar dos interesses de negócio.
  • Usuário. O PRINCE2 separa os interesses do negócio, daqueles que irão utilizar o resultado do projeto. O usuário especifica os benefícios e prestam contas à gerência corporativa ou programa. O ponto de vista do usuário deve ser representado no projeto, sendo os usuários principais os que representarão os interesses deste Stakeholder no Comitê Diretor do Projeto.
  • Fornecedor, sendo este o que representa aqueles que irão criar as entregas e que irão fornecer as habilidades necessárias para a produção do produto do projeto, podendo ser interno e externo, sendo que o Fornecedor principal representará este Stakeholder no Comitê Diretor do Projeto.

Níveis de organização

Além das partes interessadas, o PRINCE2 define os quatro níveis de gerenciamento que podem ser observados na imagem a seguir, e que também são conhecidos como Organização do Projeto.

Organizacao-Prince2

* Gráfico originado do material da Management Plaza Brasil (MP.br)

O nível superior é chamado de Gerência Corporativa ou do Programa, que está fora do gerenciamento do projeto, e não participa dele e nem faz parte da equipe do projeto. Porém é a responsável pela organização do projeto, incluindo a identificação do Executivo e pela definição das tolerâncias no nível do projeto, com as quais o Comitê Diretor do Projeto irá trabalhar.

A Equipe de Gerenciamento do Projeto tem 3 níveis, e é uma estrutura temporária, sendo criada para o projeto e dissolvida quando o mesmo estiver concluído.

O nível mais alto é composto pelo Comitê Diretor do Projeto, que por sua vez é composto pelos Usuários Principais, pelo Executivo e pelos Fornecedores Principais que foram descritos anteriormente nas categorias de partes interessadas.

No PRINCE2 o Comitê Diretor do Projeto é o responsável pelo sucesso do projeto, sendo o responsável também pela aprovação de todos os planos e recursos principais, pela autorização de qualquer desvio que exceda as tolerâncias de estágio, pela aprovação da conclusão de cada estágio completado e início do próximo estágio, e pela comunicação com as outras partes interessadas.

O nível intermediário é o Gerente de Projetos, que para o PRINCE2 é o responsável pelo gerenciamento diário do projeto dentro das restrições determinadas pelo Comitê Diretor do Projeto, tendo a principal responsabilidade de garantir que o projeto produza os produtos necessários.

Já o nível mais baixo é o Gerente de Equipe Especialista é responsável pela entrega dos produtos do projeto dentro de uma qualidade adequada em um período de tempo e custo especificados.

Dependendo do porte e complexidade do projeto, pode não ser preciso a nomeação de um Gerente de Equipe Especialista, assumindo esta posição os próprios membros da equipe que responderão diretamente ao GP.

Suporte do Projeto

O PRINCE2 traz um papel novo que contribui, colabora e distribui muito bem o trabalho do GP. O GP é responsável pelo Suporte do Projeto, e pode delegar para este o trabalho, ou parte do trabalho administrativo do projeto, que compreende:

  • Serviços administrativos
  • Recomendações
  • Orientações no uso de ferramentas de gerenciamento de projetos ou configuração
  • Funções especialistas no planejamento ou gerenciamento de riscos.

Lembrando que para o PRINCE2 o Suporte do Projeto não é opcional, o opcional é a alocação de um individuo ou grupo em separado para executar estas tarefas.

Garantia do Projeto

O Comitê Diretor do Projeto é responsável por monitorar o desempenho do projeto nas áreas “usuário”, “fornecedor” e “negócio”. Para alcançar este objetivo, o Comitê poderá decidir delegar suas funções de garantia para outra entidade, de modo a garantir que o projeto seja executado sem problemas.

Uma das melhores maneiras de aplicar a Garantia do Projeto é considerar porque precisamos dela. O GP pode estar ocultando informações ou fornecendo informações incorretas ao Comitê Diretor do Projeto. Com isso, a Garantia do Projeto pode fornecer uma visão independente de como o projeto realmente está se desdobrando, verificando se de fato foram criados os produtos e se estão realmente atendendo a qualidade do projeto.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Organização

  • Gerência Corporativa: Designa o Executivo e (possivelmente) o GP
  • Executivo: Designa o GP e confirma as designações da equipe de gerenciamento do projeto e sua estrutura
  • Usuário Principal: Define e verifica os requisitos e expectativas de usuário
  • Fornecedor Principal: Fornece os recursos e habilidades especificas para realizar o trabalho do projeto
  • GP: Prepara, revisa e atualiza a estratégia de comunicação. Concebe, revisa e atualiza a estrutura da equipe de gerenciamento do projeto.
  • Gerente de Equipe especialista: Gerenciar os membros da equipe
  • Garantia do projeto: Assegura que a estratégia de gerenciamento de comunicações é apropriada e estão sendo executadas
  • Suporte do Projeto: Fornece apoio administrativo ao gerenciamento do projeto

3 – Qualidade

Tem o objetivo de responder “O quê?” o projeto se propõe a entregar, definindo e implantando o meio pelo qual o projeto criará e confirmará os produtos adequados aos projeto.

O tema Qualidade define como será assegurado que os produtos do projeto:

  • Satisfaçam as expectativas do negócio
  • Permitem que os benefícios desejados sejam alcançados

O Princípio PRINCE2 Foco no Produto é o centro do Tema Qualidade, que deverá fornecer uma explicita compreensão comum a todos sobre o que o projeto criará (escopo) e os critérios para sua avaliação (qualidade).

O tema Qualidade também abrange a melhoria contínua durante o projeto, buscando formas de aumentar a eficiência e eficácia.

Para o PRINCE2 a definição de qualidade é a mesma do ISO 9000, porém com a diferença de voltada especificamente para os trabalhos do projeto.

Então, Qualidade é:

Definida como a totalidade das funcionalidades e características inerentes ou associadas a produto, pessoa, processo, serviço e/ou sistema que confirme sua habilidade de alcançar as expectativas ou satisfazer às necessidades estabelecidas, requisitos ou especificações.

Sendo que para o PRINCE2, um produto pode ser uma pessoa, um processo, serviços e/ou sistemas.

Gerenciamento da Qualidade

O gerenciamento da qualidade do PRINCE2 aborda Planejamento, Controle e Garantia da Qualidade.

  • Planejamento, se refere à definição dos produtos necessários ao projeto, com seus respectivos critérios e métodos de qualidade, além das responsabilidades de qualidade dos envolvidos.

O planejamento da qualidade é constituído por:

  • Compreender as expectativas de qualidade do cliente
  • Definir os critérios de aceitação do projeto
  • Documentar as expectativas de qualidade do cliente e os critérios de aceitação do projeto na descrição do produto do projeto
  • Formular uma estratégia de gerenciamento da qualidade
  • Escrever as descrições dos produtos de forma clara, contendo critérios de qualidade, tolerâncias de qualidade, métodos de qualidade e responsáveis pela qualidade
  • Definir o registro da qualidade

Controle, é o foco nas técnicas operacionais e atividades usadas por aqueles envolvidos para cumprir os requisitos necessários da qualidade e identificar meios de eliminar as causas de desempenho insatisfatório.

O Controle da Qualidade é constituído por:

  • Execução dos métodos de qualidade
  • Manutenção da qualidade e registro de aprovações
  • Obtenção da aceitação

Garantia, é a ação de fornecer uma verificação de que a direção e gerenciamento do projeto são adequados à natureza do projeto e que atende as diretivas e padrões da gerência corporativa ou de programa.

Estas atividades de garantia da qualidade estão fora do escopo do PRINCE2, devido ao fato de ser de responsabilidade da gerência corporativa.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Qualidade

  • Gerência Corporativa: Fornece Garantia da qualidade
  • Executivo: Aprova a descrição do produto e confirma a aceitação do produto
  • Usuário principal: Fornece as expectativas de qualidade do cliente e defini os critérios de aceitação
  • GP: Documenta as expectativas de qualidade do cliente e os critérios de aceitação, prepara e mantém as descrições do produto e assegura que o gerente de equipe especialista implantará as medidas de controle da qualidade
  • Gerente de Equipe Especialista: Produzir os produtos de acordo com as descrições de produto de gerenciar os controles de qualidade
  • Garantia do Projeto: Revisa as descrições do produto, ajudando o Comitê o GP

Os temas Planos, Risco, Mudanças e Progresso, estão na parte 2. Continue lendo clicando aqui.

Aplicação dos 7 temas

O PRINCE2 requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.

Os temas Business Case, Organização e Qualidade, estão descritos na parte 1. Leia clicando aqui.

4 – Planos

Tem o objetivo de responder “Como?”, “Quanto?” e “Quando?” o projeto será realizado, facilitando a comunicação e o controle, definindo os meios de entrega dos produtos.

Para o PRINCE2 o gerenciamento eficaz do projeto depende de um planejamento eficaz porque, sem um plano, não há controle, sendo que o planejamento fornece a todos os envolvidos no projeto informações sobre:

  • O que é necessário
  • Como será alcançado e por quem, usando quais equipamentos e recursos especializados
  • Quando os eventos ocorrerão
  • Se as metas para as 6 variáveis são alcançáveis

Um plano para o PRINCE2 é um documento que descreve como, quando e por quem as metas específicas devem ser concretizadas, devendo conter informações e detalhes suficientes para confirmar que as metas são alcançáveis.

O PRINCE2 recomenda os seguintes planos para refletir as necessidades dos diferentes níveis de gerenciamento:

– Plano do Projeto, que fornece uma declaração de como e quando as metas de tempo, custo, escopo e qualidade de um projeto devem ser alcançadas, mostrando os principais produtos, atividades e recursos necessários para o projeto.

– Plano de Estágio, que é semelhante em conteúdo com o Plano de Projeto, porém com um detalhe bem maior sobre o estágio a ser iniciado, proporcionando um controle dia-a-dia pelo GP. Cada plano de estágio deve ser produzido próximo ao fim do estágio atual.

Esta estratégia de quebra do plano do estágio e realização do mesmo somente próximo ao início do estágio, resolve a questão do horizonte de planejamento, e diminui os riscos por ser realizado próximo aos eventos que ocorrerão.

– Plano da Equipe Especializada, facilita a execução de um ou mais pacotes de trabalho. São planos opcionais, sendo determinados de acordo com o tamanho e complexidade do projeto. O PRINCE2 não descreve este plano, pelo fato do mesmo poder ser formalizado em vários formatos diferentes.

– Plano de Execução, é elaborado para o nível de gerenciamento da execução do projeto, para mostrar as ações necessárias para recuperação do efeito de um desvio de tolerância.

Filosofia

A filosofia por trás da produção de planos no PRINCE2 é que os produtos necessários são identificados primeiro, e só depois as atividades, as dependências e os recursos necessários para entregar esses produtos são identificados. Esta filosofia é conhecida como planejamento baseado em produtos e é usado para todos os planos.

Para preparar bons planos é necessário realizar a seguinte abordagem do PRINCE2

  • Tomar decisões sobre quais os melhores formatos para os planos e suas apresentações
  • Definir e analisar os produtos
  • Identificar atividades e dependências
  • Preparar estimativas
  • Preparar cronograma
  • Analisar os riscos

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Planos

  • Gerência Corporativa: Aprovar planos de execução
  • Executivo: Aprovar o plano do projeto
  • Usuário principal: Garantir que os planos de projeto e de estágio permaneçam consistentes na perspectiva dos usuários
  • Fornecedor principal: Garantir que os planos de projeto e de estágio permaneçam consistentes na perspectiva dos fornecedores
  • GP: Projetar os planos, elaborar o plano de projeto, estágio e execução
  • Gerente de equipe especialista: Elaborar plano de equipe especialista e cronograma para cada pacote de trabalho
  • Garantia do projeto: Monitorar as mudanças no plano do projeto
  • Suporte do projeto: Criar a linha de base, armazenar e distribuir os planos

5 – Risco

Tem o objetivo de responder “E se … ?” acontecer um evento no projeto, como os gerentes de projeto irão gerenciar as incertezas em seus planos e em um ambiente de projetos.

Para o PRINCE2, um risco é um evento incerto ou conjunto de eventos que, se ocorrer, terá efeito na concretização dos objetivos. Consiste em uma combinação da probabilidade de que uma ameaça percebida ou oportunidade ocorra, e a magnitude de seus impactos nos objetivos, que podem ser através de ameaças (negativo) ou oportunidades (positivo).

O que está em risco são os objetivos do projeto, e podem refletir nas variáveis (aspectos) do projeto. Sendo que para o gerenciamento dos riscos ser eficaz, os riscos precisam ser:

  • Identificados
  • Avaliados
  • Controlados

A abordagem do PRINCE2 para o gerenciamento de riscos é baseada no M_o_R, que é uma publicação do OGC chamada Management of Risks: Guidance for Practitioners.

A partir disso o PRINCE2 recomenda um procedimento para o gerenciamento de riscos, que consiste nas seguintes 5 etapas:

  • Identificar
  • Avaliar
  • Planejar
  • Implementar
  • Comunicar

Um aspecto importante de identificar riscos é ser capaz de fornecer uma expressão clara e não ambígua de cada um, considerando os seguintes aspectos:

  • Causa do risco, descrevendo a sua origem, ou seja, o evento ou situação que gera o risco.
  • Evento do risco, a área de incerteza em termos de ameaça ou oportunidade.
  • Efeito do risco, descrevendo os impactos que o risco teria nos objetivos do projeto caso ocorra.

O PRINCE2 também sugere o planejamento das respostas aos riscos, que são:

– Para as ameaças:

  • Evitar: Alterar um aspecto do projeto para que o erro não ocorra mais
  • Reduzir: Ações proativas para reduzir a probabilidade ou o impacto de um evento
  • Plano Alternativo: Uma ação reativa caso o evento ocorra, para reduzir o impacto
  • Transferir: Passar a responsabilidade de assumir o risco para um terceiro
  • Aceitar: É decido correr o risco, por ser mais barato do que combatê-lo

– Para as oportunidades

  • Compartilhar: Compartilhar com terceiros a oportunidade de obter ganhos caso a oportunidade ocorra
  • Explorar: Aproveitar a oportunidade para garantir que a oportunidade ocorra e seu impacto será realizado
  • Ampliar: Ações proativas para ampliar a probabilidade e o impacto do evento ocorrer
  • Rejeitar: Uma decisão de não explorar ou ampliar a oportunidade

Também é importante realizar um orçamento de riscos, especialmente para financiar as respostas de gerenciamento especifico das ameaças e oportunidades.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Riscos

  • Gerência Corporativa: Fornecer política de gerenciamento de riscos
  • Executivo: Garantir que os riscos relacionados ao BC sejam identificados, avaliados e controlados, além de escalar os riscos para a Gerência Corporativa
  • GP: Criar estratégia de gerenciamento de riscos, registrar riscos, garantir que os riscos do projetos sejam identificados, avaliados e controlados

6 – Mudanças

Tem o objetivo de responder “Qual é o impacto?” que uma mudança terá no projeto, identificando, avaliando e controlando qualquer mudança potencial e aprovada em relação à linha de base.

As mudanças são inevitáveis e por isso é preciso ter uma abordagem sistemática para identificar, avaliar e controlar issues que podem resultar em mudanças.

As issues podem ser preocupações ou problemas gerados por imprevistos, requisições de mudança ou casos de falha de qualidade (não conformidades).

Para o PRINCE2 a primeira abordagem para as mudanças é definir controles para as issues, mudanças e gerenciamento de configuração. Neste caso é importante definir quem será a autoridade de mudança, ou seja, quem irá revisar e aprovar as mudanças, além de determinar qual é o orçamento para as mudanças.

No caso das mudanças é fundamental controlar as requisições de mudança através dos seguintes procedimentos:

  • Capturar
  • Examinar
  • Propor curso de ação ou resposta
  • Decidir se é requisição de mudança aprovada ou rejeitada, se uma não conformidade será deferida ou não, e se será fornecido orientação para uma preocupação ou problema.
  • Implementar a ação proposta quando aprovada

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Mudanças:

  • Gerência Corporativa: Fornece a estratégia para controle de mudança
  • Executivo: Determina a autoridade de Mudanças e o Orçamento para mudanças
  • Usuário principal: Toma decisões sobre issues escaladas, com foco na proteção dos benefícios do projeto
  • Fornecedor principal: Toma decisões sobre issues escaladas, com foco na proteção da integridade da solução completa
  • GP: Gerencia o controle de issues e mudanças, cria e mantém o registro de issues e implementa as ações corretivas.

7 – Progresso

Tem o objetivo de responder “Onde estamos agora?”, “Aonde estamos indo?” e se “Devemos continuar?” com o projeto, explicando principalmente o processo de tomada de decisões na aprovação de planos, no monitoramento do desempenho efetivo e no processo de levar questões a níveis hierárquicos superiores.

Dois dos Princípios do PRINCE2 que são Gerenciar por Estágios e Justificação Continuada para o negócio, recebem contribuição do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitoramento e controle, habilitando a avaliação critica da viabilidade continuada.

Outro Princípio do PRINCE2 que é Gerenciar por Exceção, também recebe apoio do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitorar o progresso em relação as tolerâncias permitidas, e os controles para escalar para o nível seguinte quando necessário.

O progresso então, é a medida de realização dos objetivos de um plano, podendo ser monitorado em nível de pacote de trabalho, estágio e projeto.

Controles do Progresso

Os controles de progresso precisam garantir, que para cada nível da equipe de gerenciamento do projeto, o nível de gerenciamento possa:

  • Monitorar o progresso
  • Comprar o trabalho realizado com o planejado
  • Revisar os planos e sua aderência as situações futuras do projeto
  • Identificar problemas e riscos
  • Realizar ações corretivas
  • Autorizar trabalhos adicionais

Exceções e Tolerâncias

Uma exceção é uma situação em que pode ser previsto que haverá um desvio além dos níveis de tolerância acordados.

As tolerâncias são os desvios permitidos para mais ou para menos em uma estimativa planejada sem que se escale o desvio para o próximo nível de gerenciamento.

As estimativas que podem ser controladas por níveis de tolerância são as 6 variáveis do projeto, ou aspectos de gerenciamento, que são: Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios.

O PRINCE2 tratá o progresso com uma abordagem que envolve medir o progresso efetivo em relação às metas de desempenho de Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios, e depois usar essas informações para tomar decisões e adotar ações quando necessário.

Para isso o PRINCE2 fornece controle de progresso com as ações de:

  • Delegar autoridade de um nível de gerenciamento para o nível abaixo
  • Dividir o projeto em estágios de gerenciamento e autorizar o projeto um estágio de cada vez
  • Fazer relatórios e revisões orientados por prazos e eventos
  • Identificar exceções

Sendo que estes controles do projeto devem ser documentados no Documento de Iniciação do Projeto.

Delegação de autoridade

O mais importante neste item diz respeito a quais são os papéis e suas responsabilidades na definição de tolerâncias, no controle do progresso e das exceções ao longo do ciclo de vida do projeto.

Para entender como ocorre a delegação de autoridade entre os papéis e quais são suas responsabilidades quanto as tolerâncias, exceções e progresso, veja a figura a seguir:

Prince-2-delegacoes-b

* Gráfico originado do material da Management Plaza Brasil (MP.br)

Estágios de Controle

Outra abordagem para um bom controle do progresso é o uso de número de estágios, duração de estágios e o uso de estágios técnicos se forem necessários.

Controles orientados a eventos e tempo

O PRINCE2 fornece dois tipos de controles de progresso que podem ser utilizados ao longo do ciclo de vida do projeto, que são:

  • Controles orientados a eventos, que são aqueles disparados quando um evento específico ocorre
  • Controles orientados a tempo, que são aqueles que acontecem em intervalos periódicos predefinidos

Linhas de Base

As linhas de base são os registros do que foi planejado e do que se pretende alcançar semana por semana, por exemplo. Para realizar este controle, o GP pode definir linhas de base para o Projeto, Estágios, Exceção e Pacotes de Trabalho, ou seja, definir as metas para cada um destes itens, registrando suas linhas de base e utilizando para controle do progresso.

Revisão do Progresso

Parte integrante do controle do progresso, é revisar periodicamente o progresso do projeto, para isso o GP poderá revisitar os seguintes produtos de gerenciamento:

  • Diário do Projeto
  • Registro de issues
  • Descrição do Status do Produto
  • Registro de Qualidade
  • Registro de Riscos

Captura e relato de lições

Outro ponto fundamental no progresso é o registro e o reporte de lições ao revisar o próprio progresso. Para isso podem ser utilizados os seguintes produtos de gerenciamento:

  • Anotações de lições
  • Relatório de lições

Relatórios de progresso

Ao se realizar o controle do progresso do projeto é necessário distribuir relatórios para comunicar este progresso para todos os envolvidos. A frequência dos relatórios deve refletir o nível de controle necessário e isso pode variar durante o projeto.

Os seguintes documentos de gerenciamento são usados para relatórios de progresso:

  • Relatório de Ponto de Controle, feito pelo Gerente de Equipe Especialista para detalhar o progresso dos pacotes de trabalho
  • Relatório de Destaques, feito pelo GP para comunicar o progresso do estágio
  • Relatório Final de Estágio, feito pelo GP próximo ao final do estágio para comunicar o progresso até a data
  • Relatório Final de Projeto, feito pelo GP próximo ao fim do projeto para que o Comitê avalie o projeto e autorize o encerramento.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Progresso

  • Gerência Corporativa: Define as tolerâncias do projeto
  • Executivo: Fornece as tolerância do estágio
  • Usuário principal: Garante que o progresso em direção ao resultado está consistente com a perspectiva dos usuários
  • Fornecedor principal: Garante que o progresso em direção ao resultado está consistente com a perspectiva dos fornecedores
  • GP: Autoriza pacotes de trabalho, monitora o progresso dos estágios, produz relatórios de progresso e de exceção.
  • Gerente de Equipe Especialista: Acorda os pacotes de trabalho com o GP, produz relatórios de pontos de controle e notifica o GP sobre desvios
  • Garantia do Projeto: Confirma o progresso do estágio
  • Suporte do Projeto: Ajuda na compilação dos relatórios de progresso

Aplicação dos 7 temas

O PRINCE2 requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.

O método PRINCE2 é uma abordagem baseada em processos para o gerenciamento de projetos.

Um processo é um conjunto de atividades estruturadas e desenhadas para concluir um objetivo específico. Para isso, um processo tem entradas definidas e as transforma em saídas definidas.

No PRINCE2 há 7 processos, que fornecem o conjunto de atividades necessárias para direcionar, gerenciar e entregar um projeto com êxito.

Na figura a seguir, é possível visualizar quando e como cada processo é utilizado ao longo da vida de um projeto.

Prince-2-processos-1

* Gráfico originado do material da Management Plaza Brasil (MP.br)

Dando direção ao projeto

O Comitê Diretor do Projeto define a direção e toma as principais decisões ao longo da vida do projeto, sendo que as suas atividades são cobertas pelo processo Directing a Project (DP), que abrange desde as atividades de pré-projeto até o estágio final. Incluindo atividades de aprovação e autorização de estágios, fases e projeto.

Pré-Projeto

Este é o momento de avaliar a ideia ou necessidade do projeto, analisando seus objetivos de negócio, e respondendo a pergunta mais importante antes de se iniciar um projeto: “Este projeto vale a pena e é viável?”.

Estas atividades são cobertas pelo processo Starting up a Project (SU).

Estágio de Iniciação

Depois que a decisão de avançar com o projeto foi tomada, é preciso que ele seja planejado em detalhes.

O planejamento detalhado, a definição de estratégias e controles para gerenciamento do projeto, o desenvolvimento de um Business Case completo e a comunicação dos benefícios e suas revisões estão contidos no Processo Initiating a Project (IP).

Ainda no estágio de Iniciação, o processo de Managing a Stage Boundary (SB) é utilizado para planejar em detalhes o próximo estágio.

Este é o estágio que produz o Documento de Iniciação do Projeto, que deve ser revisado pelo Comitê Diretor do Projeto para que este decida, e autorize ou não, o avanço do projeto.

Estágios de Entrega Posteriores

Este é o estágio em que o Comitê Diretor do Projeto delega o controle diário do projeto do Gerente de Projeto, em uma base estágio por estágio. O GP por sua vez delega o trabalho a ser realizado, garantindo que os produtos cumpram as especificações relevantes para que sejam aprovados.

É neste momento também que o GP garante o progresso de acordo com as linhas de base estabelecidas e aprovadas e de acordo com as metas de desempenho, considerando as tolerâncias acordadas.

O GP também garante que o conjunto de registros do projeto sejam realizados e mantidos, tais como:

  • Diário do Projeto
  • Anotações de lições
  • Registro de issues, Riscos, Qualidade e Item de configuração

Também sendo o estágio que o GP comunica o Comitê Diretor do Projeto sobre o progresso com os relatórios de destaque periódicos.

Todas estas atividades estão contidas no processo Controlling a Stage (CS), e são de responsabilidade do Gerente de Projeto.

Já o Gerente de Equipe Especialista é o responsável pelas atividades do processo Managing Product Delivery (MP), que devem cobrir:

  • A execução dos pacotes de trabalho designados
  • Informar o GP sobre o progresso dos pacotes de trabalho, através do relatório de ponto de controle

Ainda neste estágio, o GP realiza as atividades do processo Managing a Stage Boundary (SB), que devem cobrir:

  • Solicitação de autorização para prosseguir com o estágio seguinte, reportando desempenho, fornecendo Business Atualizado e o planejamento detalhado do próximo estágio.

A partir disso o Comitê Diretor do Projeto, autoriza ou não o avanço do projeto, também no processo Managing a Stage Boundary (SB).

Estágio de Entrega Final

Um projeto é um empreendimento temporário, então durante o estágio final é a hora de descomissionar o projeto.

É importante lembrar que este estágio só pode ser iniciado após o GP obter aprovação para todos os produtos do projeto.

Para que o projeto possa ser encerrado, é fundamental que o Comitê Diretor do Projeto esteja satisfeito em relação ao produto que será entregue, e que os usuários que o receberão também estão satisfeitos e com a posição de possuir o produto e utilizá-lo continuamente.

Com esta certeza, a documentação do projeto pode ser organizada e arquivada, e o desempenho do projeto deve ser avaliado em relação ao seu plano original, finalizando com a liberação de todos os recursos do projeto.

Estas atividades de descomissionamento estão contidas no processo Closing a Project (CP), que também pode receber uma solicitação de Encerramento Prematuro, por parte do Comitê Diretor do Projeto, a qualquer momento ao longo do ciclo de vida do projeto.

Observações sobre os processos

O PRINCE2 requer que haja pelo menos 2 estágios de gerenciamento, sendo o primeiro o de Iniciação.

O processo Managing a Stage Boundary (SB) é realizado pela primeira vez no final do Estágio de Iniciação, e repetido ao final de cada estágio posterior. Apenas não sendo realizado no Estágio de Entrega Final. Este processo também é utilizado para se preparar os planos de exceção, que neste caso pode ser realizado no Estágio Final.

O Modelo de Processos do PRINCE2 em cores

Este é um modelo excelente para se entender a sequência, a lógica e as repetições dos processos e algumas de suas atividades dentro do método do PRINCE2. Este modelo utilizando cores foi desenvolvido por Frank Turlay, que é parte integrante do Manual PRINCE2 Pré-Curso e disponibilizado pela Management Plaza do Brasil.

A seguir é disponibilizada uma versão de FabioCruz.com, baseada na versão original de Frank Turlay. Para entendimento siga o fluxo dos processos, suas atividades e acompanhe a ilustração de cores para entender quando ocorre cada um dos processos, e qual a repetição de cada um ao longo do ciclo de vida do projeto de acordo com a legenda fornecida.

Prince-2-processos-cores

* Gráfico originado do material da Management Plaza Brasil (MP.br)

O entendimento deste fluxo de processo do PRINCE2, juntamente com o entendimento dos Princípios, Temas e Adequação, é um bom caminho para quem busca a certificação PRINCE2 Foundation, porém, há muito mais detalhes contidos nos 7 Processos, suas atividades, papéis e responsabilidades que podem ser obtidos no Manual Gerenciando Projetos com PRINCE2.

Estes entendimentos mais completos são necessários para quem busca as certificações mais avançadas, como a PRINCE2 Practitioner. Então não deixe de ler o Manual do PRINCE2 na íntegra e buscar outros materiais de referência e apoio a estudos e práticas.

Deixo aqui como recomendação o site da MP – Management Plaza, que é uma das empresas autorizadas, e com instrutores oficiais, para treinamentos de PRINCE2 no Brasil.

Uma das grandes vantagens e pontos fortes do PRINCE2 é a sua adequação aos mais diversos ambientes de projetos.

Adequação

Para o PRINCE2, adequar refere-se ao uso apropriado do PRINCE2 em um dado projeto, garantido que exista a correta quantidade de planejamento, controle, governança e o uso dos processos e temas.

Alguns entendimentos errados indicam que não é necessário aplicar o PRINCE2 completo para um projeto específico, simples ou pequeno, por exemplo. Porém, este não é o entendimento correto, considerando que o método PRINCE2 foi desenvolvido para se adequar, e para ser utilizado de maneira completa.

Então, adequar não significa omitir elementos do PRINCE2, adequar é adaptar o método a fatores externos, tais como padrões corporativos, e aos fatores do projeto, tais como complexidade e escala.

Assim, a meta da adequação é aplicar um nível de gerenciamento do projeto que não sobrecarregue o projeto, mas forneça um nível adequado de controle de acordo com os fatores externos e do projeto.

Aplicar Princípios

Os Princípios do PRINCE2 são universais e não devem ser adequados, devendo ser sempre aplicados em todos os projetos mantendo suas características originais.

Adaptar Temas

Neste caso o importante é manter os Temas adaptando sua aplicação de acordo com cada projeto, considerando sua profundidade, seus padrões, documentos e fatores corporativos e de projetos.

Por exemplo: Quais são os documentos de gerenciamento de riscos que a corporação utiliza, e que riscos já são conhecidos de acordo com a natureza do negócio e do setor da organização? Perceba que não é uma possibilidade aplicar o gerenciamento de riscos ou removê-lo do gerenciamento, a adaptação é referente a profundidade do gerenciamento de riscos e a atenção a aspectos específicos da organização e seus projetos.

Outro exemplo seria aplicar o tema com outro nome, devido a linguagem comum da organização. Por exemplo no caso do Business Case, onde o padrão da organização já o conhece, já o utiliza mas o chama de outro nome.

Adaptar produtos de gerenciamento

É similar a adaptação dos Temas, onde é preciso considerar características próprias dos produtos do projeto, afim de adaptar os produtos de gerenciamento.

Por exemplo, quando falamos de escopo do produto. Ao se produzir um produto de gerenciamento para um projeto de desenvolvimento de softwares, é diferente de um produto de gerenciamento de fábrica de tecido. Em fábricas de tecido provavelmente se falará de espessura e metragem dos tecidos, além da matéria prima utilizada, já nos softwares se falará de linguagens de programação, arquitetura de software, testes e gerenciamento de configurações.

Adaptar Papéis

A estrutura organizacional do PRINCE2 deve ser cuidadosamente considerada para todos os projetos, mas é preciso considerar adaptações para anteder a capacidade e/ou níveis de autoridade da organização, a exemplo de ambientes que possuem Programas, e que algumas responsabilidades ficarão com este nível de gerenciamento.

Adaptar Processos

Todas as atividades de processo do PRINCE2 precisam ser realizadas, porém as responsabilidades para realizá-las poderá mudar, justamente devido a adaptações de papéis. Além dos processos poderem utilizar referências de produtos de gerenciamento diferentes, também caso tenha sido adaptado algum produto de gerenciamento.

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Dica:
 Esta área apresenta de forma resumida, e com o propósito de fornecer uma introdução e um conhecimento básico sobre o PRINCE2. Para conhecer na íntegra e aprender mais sobre o método PRINCE2, FabioCruz.com recomenda que você leia na íntegra o manual Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2, da OGC.