Semana passada comecei a série de posts falando sobre PMO Ágil®, o primeiro explica o que é e o que não é um PMO Ágil®. Caso você não tenha lido ainda, dê uma conferida em http://www.fabiocruz.com.br/pmo-agil-e-nao-e/, que fará mais sentido a leitura deste post aqui.

Continuando no raciocínio que um PMO Ágil® é aquele PMO que tem como característica o Ágil em seu Mindset, podemos dizer então que um PMO Ágil® é aquele que atua como membro de uma equipe organizacional ágil, e que por isso faz e contribui para trabalhos que promovem a agilidade em times, áreas e na organização ou empresa como um todo.

Deste modo, um PMO Ágil® não deve fazer trabalhos que vão contra princípios e valores ágeis, como por exemplo, querer e acreditar que controlar fortemente TUDO que os times ágeis estão fazendo em seu dia-a-dia é o segredo para que as coisas aconteçam. Ué, mas um PMO não existe para controlar projetos, pessoas e realizações?

Então, você sabia que na linha de evolução dos PMOs nas últimas décadas houve uma mudança significativa nos trabalhos que um PMO realiza em empresas e organizações? Conforme pode ser visto na imagem a seguir, por volta dos anos 90 os PMOs atuavam na auditoria porque as empresas sentiam falta deste trabalho e era necessário ser feito até para estar em Compliance com exigências legais e corporativas. Por volta dos ano 2000 os PMOs passaram a atuar mais no controle dos projetos, porque esta também era uma carência que as empresas tinham e os times pouco faziam, e na sequência em meados de 2010 os PMOs passaram a atuar mais/ou também na padronização das práticas, metodologias e controles das empresas, porque mais uma vez era isso que se sentia falta e que não era realizado como deveria até então.

 

Bom, você pode pensar que isso ainda é necessário, e os trabalhos de auditoria, controle e padronização são de responsabilidade dos PMOs, e que os PMOs são os melhores e mais indicados para fazer isso e esta parte da gestão deve ser centralizada no PMO. E se eu te disser que a maioria dos PMOs desmanchados nas últimas décadas faziam isso, e que estes “desmanches” se deram porque estes PMOs não eram mais vistos com bons olhos pelas empresas, ou porque ninguém via entrega de resultados por parte destes PMOs que atuavam apenas em auditoria, e/ou controle e/ou padrões?

Isso se deu também pelo fato de que, a partir do momento que o PMO, ou outra equipe ou área qualquer, passa a auditar, controlar e padronizar processos, ferramentas e relacionamentos, as demais começam a realizar estes trabalhos também e a aprender, amadurecer e assumir a continuidade destes trabalhos como se fossem deles, e por isso com o tempo, o PMO que faz auditoria, controle e/ou padronização perde a sua autoridade e valor percebido, porque todos ao seu redor passam a fazer estes trabalhos ao perceberem e aprenderem que é importante que estes sejam feitos, e que mais, que seja feito parcial ou totalmente pelas próprias áreas, times e pessoas que estão envolvidas pelos trabalhos, e não por um controlador externo denominado “PMO”.

Então veja, se você acredita e espera que o seu PMO audite, controle e padronize a sua organização, saiba que os dias do seu PMO estão contados, assim que as práticas para estes trabalhos forem implementadas e os times assumirem, o seu PMO já era. Ah, sem falar que você está um pouco atrasado no seu pensamento e crença, pelo menos uns 20 anos. É quase o mesmo que querer que alguém na sua empresa datilografe alguma coisa. >:)

Este comportamento dos times assumirem de forma autônoma e responsável trabalhos de gestão é justamente o que o ágil estimula e promove em seus ambientes de projetos, produtos e gestão. O amadurecimento das pessoas para que as mesmas façam parte, ou totalmente, a auditoria de seus trabalhos, o controle do que está sendo produzido e a padronização do que precisa ser padronizado, de acordo com a necessidade e profundidade de cada time. Eu gosto de chamar isso de descentralização de gestão, que é o futuro da gestão empresarial … ou melhor dizendo, já é o presente que dá mais certo!

Um PMO que acredita que precisa e deve auditar, controlar e padronizar tudo, vai contra a agilidade, pois o Minset Ágil é aquele que defende que a gestão é colaborativa e os times devem fazer parte da gestão e dos trabalhos de auditoria, controle e padronização, incluindo os seus próprios trabalhos, realizações e entregas. Até porque em um empresa média para grande, os controles variam de projetos, produto e equipes, assim como a padronização, então como é possível dizer que apenas o PMO, tem a competência e conhecimento para auditar, controlar e padronizar todo o restante da empresa, com vários projetos, produtos, equipes e pessoas? Será que o ideal não é definir tudo isso em conjunto com os times que são justamente os que sofrem e enfrentam os desafios diários, e justamente são os mais indicados para saber o que precisa ser auditado, controlado e padronizado em seus próprios trabalhos?

Desta maneira, caminhamos para entender o que um PMO Ágil® faz e não faz. Um PMO Ágil® NÃO FAZ auditorias, controles e padronizações para ter em suas mãos tudo que acontece com seus times, e com isso conseguir ser o único responsável por antecipar o que está por vir e resolver os problemas dos projetos. Isso é uma lenda, tanto de gerentes de projetos heróis, como de PMOs que acham que a sua existência é para controlar e resolver problemas que ninguém mais resolve. Na grande verdade, quem faz isso e acredito nisso são aquelas empresas que os problemas existem a anos e estão sempre ai. São aquelas empresas que muitos dizem: “Foi sempre assim”, “já tentamos e nunca foi resolvido”, “isso não vai mudar”.

Um PMO Ágil® compartilha as definições e trabalhos de auditoria, controle e padronização com os times de projetos e produtos, e descentraliza a gestão destes trabalhos, passando aqueles que dizem respeito as realizações dos times para os próprios times. Um PMO Ágil® fica apenas com auditorias, controles e padrões que realmente não podem ser realizados pelos times e que afetam mais a organização do que os times e suas entregas.

Eu gosto muito de resumir que equipes de projetos e produtos estão muito mais focadas nas entregas para os clientes finais do produto do projeto que estão entregando, e a maior satisfação que devem se preocupar em atender é a de seus clientes dos projetos, produtos e realizações que estão sob sua responsabilidade. Já um PMO é muito mais focado nas entregas esperadas por sua própria organização. O principal cliente de um PMO é a sua própria empresa e os stakeholders contidos na sua própria empresa, e com isso é possível fazer uma separação fácil entre os objetivos, entregas e automaticamente auditorias, controles e padrões dos times versus de um PMO (Ágil ou não).

Um PMO Ágil® então colabora com os times e descentraliza a gestão entre ele e os times, ficando mais com as entregas para sua própria organização, e provocando que os times fiquem mais com as entregas para os clientes finais dos produtos e projetos que estão sendo executados ao redor da empresa. Com este entendimento, conectado aos valores e benefícios que um PMO moderno e atual deve focar os seus esforços, fica bem mais fácil entender o que um PMO Ágil® deve fazer e não fazer.

Um PMO que busca solidez como prestador de serviços em sua empresa e organização precisa focar menos em auditoria, controle e padrões e mais em valor e benefícios. Sendo que valores e benefícios são as expectativas que os stakeholders esperam que o PMO resolva e entregue dentro de uma empresa ou organização, e especialmente os benefícios que não são de responsabilidade dos times entregarem. (falarei mais sobre valores e benefícios do PMO no artigo 3 desta série, fique ligado).

Um PMO Ágil® promove juntamente com tudo isso, os princípios e valores ágeis, tanto na estrutura do próprio PMO Ágil® como nos times de projetos e produtos da empresa. Um PMO Ágil® promove, por exemplo, a auto organização dos times ágeis, atuando muitas vezes no desenvolvimentos das equipes e dos profissionais mais que no comando e controle dos mesmos, buscando que as equipes e os profissionais se desenvolvam e passem a melhorar continuamente sem a dependência do PMO para isso.

Um PMO Ágil® pensa em se conectar a estratégia da organização e conectar os times a esta estratégia através da transparência dos objetivos estratégicos e das metas por períodos mais médio e longo prazo, deixando os times cuidando de seus objetivos a curto prazo e de seus trabalhos diários. Um PMO Ágil® FAZ mais monitoramento e controle sútil de metas a médio e longo prazo e NÃO FAZ gestão micro dos trabalhos dos times e das metas curtas como atividades e entregas dentro das Sprints, esta auditoria e controle deve ser de responsabilidade dos times.

Um PMO Ágil® FAZ mais contribuições ajudando a sua organização a decidir, priorizar e viabilizar projetos que realmente trarão ganhos para a organização, e NÃO FAZ o controle do cronograma das entregas de um projeto que já está em andamento e que precisa realizar entregas esperadas. Perceba que, a partir de um projeto aprovado ou de um produto em evolução, um PMO Ágil® não precisa atuar dentro do projeto e no comando e controle dos trabalhos diários dos times, isso deve ser de autonomia a responsabilidades dos próprios times. Um PMO Ágil® pode ser muito mais útil antes deste projeto ou evolução do produto ser aprovado ou entrar para os times executarem, garantindo que chegue iniciativas priorizadas, ordenadas e viabilizadas de forma correta, coerente e aderente aos objetivos estratégicos da organização, além de contribuir para um foco mais eficiente e efetivo dos próprios esforços dos times.

Um PMO Ágil® FAZ trabalhos de remoção de impedimentos organizacionais para que os times não tenham bloqueios em seus trabalhos diários, e especialmente atua nas restrições dos projetos buscando enxugá-las ou afrouxá-las quando possível (veja o Triangulo de Massari e entenda mais sobre a tríplice Objetivo X Valor X Restrições clicando aqui), além é claro de focar seus esforços em ser um prestador de serviço para sua organização e entregar os benefícios esperados para o PMO, e ao mesmo tempo promover que os times façam os trabalhos esperados por eles.

Um PMO Ágil® comanda e controla muito menos, e monitora sutilmente muito mais, visando observar e orientar o times nas entregas que vão de encontro com os objetivos estratégicos da organização. Tudo isso é feito com base nos princípios e valores ágeis que estão descritos no Manifesto Ágil, especialmente naqueles que dizem respeito a auto organização, papéis e responsabilidade, motivação da equipe, e inspeção e adaptação frequente e constante, sendo que neste último, as melhores pessoas para inspecionar o trabalho dos times e melhorar suas performances, são os próprios times, e não o PMO.

Peço que você reflita neste momento, e se você entender isso e aplicar este pensamento, o seu PMO pode ser Ágil, caso contrário, você não entendeu nada ainda do que é Agile e por favor não use o termo PMO Ágil® em sua organização ou empresa, por que isso só trará problemas para você para o trabalho que estamos fazendo no restante do mercado.

Para este post não ficar ainda maior, vou parar por aqui, mas fiquei ligado no próximo artigo desta série e saiba mais sobre PMO Ágil®.

Você sabia que PMO Ágil® é uma marca registrada Hiflex e por isso só os especialistas Agile Expert Hiflex facilitam treinamentos e realizam consultorias e mentorias para implementação do Ágil em PMOs através do Framework PMO Ágil®?

Para saber mais sobre o Framework PMO Ágil® clique aqui.

Foto real de implementação do Agile no PMO Corporativo da Locaweb usando o Framework PMO Ágil®, CRUZ, 2018

Foto real de implementação do Agile no PMO Corporativo da Locaweb usando o Framework PMO Ágil®, CRUZ, 2018