PLANEJANDO EM VÁRIOS NÍVEIS

Passam dias e passam noites, e o tema planejamento, bem como as perguntas ao redor das etapas de planejamento, continuam muito fortes e surgindo em quase todos os treinamentos, bate papos e fóruns de gerenciamento de projetos.

Muitos ainda se perguntam como planejar sem investir um tempo muito longo, o que as práticas ágeis melhoram nos planejamentos, ou o que muda quando adotamos frameworks como o Scrum, por exemplo. Entre outras perguntas que sobrevivem ao longo do tempo, estão as clássicas: Qual o tempo ideal para se planejar? ou Até que ponto devo detalhar o meu planejamento, e Qual é o momento efetivo e eficiente para se planejar.

Estas são apenas algumas das questões que eu me lembrei, mas existem várias outras que perpetuam neste nosso maravilho mundo de projetos. Interessante hein, no mundo da fantasia temos o WonderlandNeverland e que tal o Projectland … são todas “Terras” onde precisamos de mágicas e poderes fora da esfera humana para realizar certos projetos que caem em nossos mãos, não é verdade …. hehe, mas deixamos o Projectland para outro post, e vamos tentar responder algumas destas perguntas sobre planejamento aqui na Terra real.

Bom, o primeiro pensamento que devemos ter nos dias atuais, é que um planejamento para ser eficiente, produzir material para um bom produto e contribuir para gerar valor ao nosso cliente, precisa ser quebrado em pedaços menores e ser realizado em níveis diferentes de planejamento.

Bom, mas que mágica é esta? Não é mágica, é o planejamento ágil que vem do conceito da Planning Onion originado no Agile, ou melhor dizendo, no gerenciamento ágil de projetos.

Planning Onion, é um termo em inglês que se originou a partir da cebola, ou em outras palavras, é o planejamento que se fundamenta na base dos anéis da cebola, quando a olhamos por dentro.

Os anéis da cebola, representam os níveis de planejamento que devemos realizar em nossos projetos, e quando lembramos da cebola cortada ao meio, e olhamos para os seus anéis, o entendimento fica bem clarose observamos da seguinte maneira.

Os níveis são os momentos que devemos realizar os planejamentos, com durações diferentes e detalhamentos diferentes, sendo que devemos seguir a ordem de fora para dentro, ou seja, dos anéis maiores para os menores, sendo que analogamente isso significa que o maior é mais superficial, ou seja, menos detalhado, e quanto menor for o anel mais detalhado e determinístico deve ser o seu planejamento.

Vamos ver um exemplo na prática.

Anel 1 – Planejamento do Portfólio

O anel de fora, o maior deles, representa o nosso portfólio de projetos, onde verificamos quais projetos devem ser realizados para atender ao planejamento estratégico da nossa empresa, e verificamos informações macro sem muitos detalhes, tais como: Orçamento aprovado, prazo inicial e final esperado para todo o projeto e patrocinador do projeto.

Anel 2 – Planejamento do Produto

O segundo anel da cebola, seria o produto em questão do projeto que estamos tratando, veja que, ao planejar o portfólio, temos vários projetos, e ao selecionar um destes projetos temos um produto contido neste projeto, e com isso podemos planejá-lo.

Neste momento, temos também informações superficiais ou gerais do nosso produto, tais como quais as necessidades básicas do cliente, quais suas expectativas quanto ao lançamento do produto e quais as especificações mínimas que o produto deve ter para entrar em operação em datas pré-determinadas.

Assim que temos o portfólio, um projeto selecionado e um produto destacado, podemos partir para o terceiro anel da cebola, que representa a versão de entrega do produto. Veja figura a seguir.

Planning-Onion

Note que, no anel 2, identificamos as características gerais do produto e as expectativas de entrega do cliente, juntamente com uma especificação mínima para cada entrega, sendo que cada entrega desta, é uma versão de entrega que iremos planejar em maiores detalhes, lembrando que o anel 3 (versão de entrega) é menor que o anel 2 (produto).

Anel 3 – Planejamento da Versão de Entrega

Assim, entramos em alguns detalhes mais específicos no anel 3, referente a equipe que irá trabalhar no projeto, tempo determinado ou esperado pelo cliente para entregar a versão em questão, além de requisitos mínimos que o produto deve ter, contendo prioridades e importâncias relevantes, lembrando que neste ponto vamos separar um pedaço do produto que será criado, e este pedaço, parte ou módulo é a que será entregue ao final deste ciclo (anel 3).

Lembrete: Versão de entrega do produto, é um pedaço ou parte utilizável e de valor de um produto que precisa ser entregue em uma data específica para o cliente.

Bom, com os 3 primeiros anéis, portfólio, produto e versão de entrega, podemos partir para as iterações curtas, onde vamos desenvolver o respectivo pedaço do produto, que deve ter como objetivo principal, entregar para o cliente esta parte do produto funcionando e pronta para ser utilizada.

Anel 4 – Planejamento da Iteração

O quarto anel que é a iteração curta, é conhecida também como Sprint, sendo o momento em que o time de desenvolvimento constrói uma parte menor, do pedaço do produto que será entregue. Para não ficar confuso, pense que o pedaço do produto que foi separado para a versão de entrega, é novamente quebrada em pedaços menores para serem trabalhos durante iterações mais curtas (Sprints), sendo que ao final de algumas iterações teremos o pedaço do produto pronto para ser entregue ao cliente.

Esta iteração curta é o momento de planejar mais detalhadamente as atividades que precisam ser realizadas para que seja possível construir o pedaço no produto.

Antes de prosseguirmos, perceba que:

  • O primeiro anel de portfólio ocorre apenas uma vez ao longo de um ano ou do período de planejamento estratégico da empresa.
  • O anel do produto, irá se repetir para cada projeto( ou produto) contido no portfólio (anel 1). Reforçando que um projeto pode conter vários produtos.
  • O anel de versão de entrega (anel 3) irá se repetir para cada parte do produto definida como entrega para o cliente.
  • Por fim, para cada versão de entrega (anel 3), poderá ter vários anéis de iterações curtas (anel 4), que uma a uma irão incrementar o anel 3 até completá-lo e formar uma versão pronta e disponível para entrega.

Com este entendimento conseguimos perceber o ciclo iterativo e incremental do gerenciamento ágil de projetos, onde temos a iteração curta (Sprint) e os incrementos (pedaços do produto) sendo gerados e formando o produto completo ou da versão de entrega.

Anel 5 – Planejamento do Dia

Por último, temos o anel 5, e o menor de todos, sendo composto pelos dias de trabalhos, que também são conhecidos como Daily, ou diários. Este é o encontro diário das pessoas que trabalham no projeto e que precisam conversar sobre o que está sendo feito dia-a-dia no projeto, alinhando realizações, previsões e obstáculos que possam atrapalhar os trabalhos para concluir os objetivos dos anéis superiores.

Então por fim, o anel 5 (diário) irá acontecer em cada um dos dias que fazem parte da iteração mais curta (Sprint – Anel 4).

Conclusão

Assim temos o planejamento ágil, também conhecido como planejamento em vários níveis ou Planning Onion, que tem como conceito a realização de planejamentos diários, acompanhados de planejamentos por iterações curtas (Sprints ou parte menor do produto), que por sua vez são acompanhados dos planejamentos de Versão de entrega (parte potencialmente entregue do produto) e por fim completada pelo planejamento do portfólio que é composto pelo conjunto de projetos da carteiro da empresa.

Como conclusão, note que não é sugerido parar os trabalhos de construção do produto, que seja realizado um planejamento complexo, detalhado e completo de todo o projeto, pelo contrário, a sugestão é realizar um planejamento superficial e macro no anel 1 e de todos os projetos da empresa, selecionar apenas um projeto e planejá-lo no anel 2, mas ainda de uma forma macro, quebrar os pedaços do produto a ser entregue no anel 3, começando a entrar em mais detalhes, chegando ao anel 4 planejando as iterações curtas e atividades necessárias para completar os trabalhos da parte do produto, e por fim os planejamentos diários que são necessários para entender as menores tarefas do projeto e principalmente ações para combater riscos e impedimentos que o time possa ter.

Este é o planejamento em vários níveis, onde em cada etapa do projeto é planejado uma parte do projeto, em um detalhe menor ou maior, com o objetivo de focar no valor a ser entregue naquele momento, incrementar um produto, e realizar um novo ciclo para trabalhar outra parte do produto e/ou projeto, até finalizar todo o trabalho necessário.

Com estas práticas de planejamento ágil, conseguiremos ter respostas mais assertivas para as perguntas feitas no início deste post. Sendo que não há receita de bolo ou percentual exato para se planejar um projeto, mas há sugestões de boas práticas que podem ajudar e muito na realização de um planejamento mais próximo de ser cumprido, e isso com certeza é atingido quando trabalhamos com planejamentos em vários níveis.

Para finalizar, esta é uma técnica originada na gestão ágil de projetos, mas que pode ser aplicar muito facilmente em projetos mais tradicionais como os tocados com o Guia PMBOK. Quando falamos de ondas sucessivas, ou agora no PMBOK 5, de ciclos iterativos e incrementais, estamos falando justamente deste planejamento em vários níveis, que pode ser aplicado sem restrições em um projeto tradicional guiado pelo Guia PMBOK, o fundamental é pensar nas etapas, níveis e anéis da cebola, e nunca na cebola fechada com casca e tudo.

Ao contrário da cebola planta que ao cortá-la choramos, em projetos se não “cortarmos” o projeto em vários níveis menores (anéis), e planejarmos suas atividades de maneira ágil, é que vamos “chorar” … e muito.