Introdução do PRINCE2 | Os 7 Princípios | Os 7 Temas – 1/2 | Os 7 Temas – 2/2
Os 7 Processos | Adequação do PRINCE2
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Os temas Business Case, Organização e Qualidade, estão descritos na parte 1. Leia clicando aqui.

4 – Planos

Tem o objetivo de responder “Como?”, “Quanto?” e “Quando?” o projeto será realizado, facilitando a comunicação e o controle, definindo os meios de entrega dos produtos.

Para o PRINCE2 o gerenciamento eficaz do projeto depende de um planejamento eficaz porque, sem um plano, não há controle, sendo que o planejamento fornece a todos os envolvidos no projeto informações sobre:

  • O que é necessário
  • Como será alcançado e por quem, usando quais equipamentos e recursos especializados
  • Quando os eventos ocorrerão
  • Se as metas para as 6 variáveis são alcançáveis

Um plano para o PRINCE2 é um documento que descreve como, quando e por quem as metas específicas devem ser concretizadas, devendo conter informações e detalhes suficientes para confirmar que as metas são alcançáveis.

O PRINCE2 recomenda os seguintes planos para refletir as necessidades dos diferentes níveis de gerenciamento:

– Plano do Projeto, que fornece uma declaração de como e quando as metas de tempo, custo, escopo e qualidade de um projeto devem ser alcançadas, mostrando os principais produtos, atividades e recursos necessários para o projeto.

– Plano de Estágio, que é semelhante em conteúdo com o Plano de Projeto, porém com um detalhe bem maior sobre o estágio a ser iniciado, proporcionando um controle dia-a-dia pelo GP. Cada plano de estágio deve ser produzido próximo ao fim do estágio atual.

Esta estratégia de quebra do plano do estágio e realização do mesmo somente próximo ao início do estágio, resolve a questão do horizonte de planejamento, e diminui os riscos por ser realizado próximo aos eventos que ocorrerão.

– Plano da Equipe Especializada, facilita a execução de um ou mais pacotes de trabalho. São planos opcionais, sendo determinados de acordo com o tamanho e complexidade do projeto. O PRINCE2 não descreve este plano, pelo fato do mesmo poder ser formalizado em vários formatos diferentes.

– Plano de Execução, é elaborado para o nível de gerenciamento da execução do projeto, para mostrar as ações necessárias para recuperação do efeito de um desvio de tolerância.

Filosofia

A filosofia por trás da produção de planos no PRINCE2 é que os produtos necessários são identificados primeiro, e só depois as atividades, as dependências e os recursos necessários para entregar esses produtos são identificados. Esta filosofia é conhecida como planejamento baseado em produtos e é usado para todos os planos.

Para preparar bons planos é necessário realizar a seguinte abordagem do PRINCE2

  • Tomar decisões sobre quais os melhores formatos para os planos e suas apresentações
  • Definir e analisar os produtos
  • Identificar atividades e dependências
  • Preparar estimativas
  • Preparar cronograma
  • Analisar os riscos

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Planos

  • Gerência Corporativa: Aprovar planos de execução
  • Executivo: Aprovar o plano do projeto
  • Usuário principal: Garantir que os planos de projeto e de estágio permaneçam consistentes na perspectiva dos usuários
  • Fornecedor principal: Garantir que os planos de projeto e de estágio permaneçam consistentes na perspectiva dos fornecedores
  • GP: Projetar os planos, elaborar o plano de projeto, estágio e execução
  • Gerente de equipe especialista: Elaborar plano de equipe especialista e cronograma para cada pacote de trabalho
  • Garantia do projeto: Monitorar as mudanças no plano do projeto
  • Suporte do projeto: Criar a linha de base, armazenar e distribuir os planos

5 – Risco

Tem o objetivo de responder “E se … ?” acontecer um evento no projeto, como os gerentes de projeto irão gerenciar as incertezas em seus planos e em um ambiente de projetos.

Para o PRINCE2, um risco é um evento incerto ou conjunto de eventos que, se ocorrer, terá efeito na concretização dos objetivos. Consiste em uma combinação da probabilidade de que uma ameaça percebida ou oportunidade ocorra, e a magnitude de seus impactos nos objetivos, que podem ser através de ameaças (negativo) ou oportunidades (positivo).

O que está em risco são os objetivos do projeto, e podem refletir nas variáveis (aspectos) do projeto. Sendo que para o gerenciamento dos riscos ser eficaz, os riscos precisam ser:

  • Identificados
  • Avaliados
  • Controlados

A abordagem do PRINCE2 para o gerenciamento de riscos é baseada no M_o_R, que é uma publicação do OGC chamada Management of Risks: Guidance for Practitioners.

A partir disso o PRINCE2 recomenda um procedimento para o gerenciamento de riscos, que consiste nas seguintes 5 etapas:

  • Identificar
  • Avaliar
  • Planejar
  • Implementar
  • Comunicar

Um aspecto importante de identificar riscos é ser capaz de fornecer uma expressão clara e não ambígua de cada um, considerando os seguintes aspectos:

  • Causa do risco, descrevendo a sua origem, ou seja, o evento ou situação que gera o risco.
  • Evento do risco, a área de incerteza em termos de ameaça ou oportunidade.
  • Efeito do risco, descrevendo os impactos que o risco teria nos objetivos do projeto caso ocorra.

O PRINCE2 também sugere o planejamento das respostas aos riscos, que são:

– Para as ameaças:

  • Evitar: Alterar um aspecto do projeto para que o erro não ocorra mais
  • Reduzir: Ações proativas para reduzir a probabilidade ou o impacto de um evento
  • Plano Alternativo: Uma ação reativa caso o evento ocorra, para reduzir o impacto
  • Transferir: Passar a responsabilidade de assumir o risco para um terceiro
  • Aceitar: É decido correr o risco, por ser mais barato do que combatê-lo

– Para as oportunidades

  • Compartilhar: Compartilhar com terceiros a oportunidade de obter ganhos caso a oportunidade ocorra
  • Explorar: Aproveitar a oportunidade para garantir que a oportunidade ocorra e seu impacto será realizado
  • Ampliar: Ações proativas para ampliar a probabilidade e o impacto do evento ocorrer
  • Rejeitar: Uma decisão de não explorar ou ampliar a oportunidade

Também é importante realizar um orçamento de riscos, especialmente para financiar as respostas de gerenciamento especifico das ameaças e oportunidades.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Riscos

  • Gerência Corporativa: Fornecer política de gerenciamento de riscos
  • Executivo: Garantir que os riscos relacionados ao BC sejam identificados, avaliados e controlados, além de escalar os riscos para a Gerência Corporativa
  • GP: Criar estratégia de gerenciamento de riscos, registrar riscos, garantir que os riscos do projetos sejam identificados, avaliados e controlados

6 – Mudanças

Tem o objetivo de responder “Qual é o impacto?” que uma mudança terá no projeto, identificando, avaliando e controlando qualquer mudança potencial e aprovada em relação à linha de base.

As mudanças são inevitáveis e por isso é preciso ter uma abordagem sistemática para identificar, avaliar e controlar issues que podem resultar em mudanças.

As issues podem ser preocupações ou problemas gerados por imprevistos, requisições de mudança ou casos de falha de qualidade (não conformidades).

Para o PRINCE2 a primeira abordagem para as mudanças é definir controles para as issues, mudanças e gerenciamento de configuração. Neste caso é importante definir quem será a autoridade de mudança, ou seja, quem irá revisar e aprovar as mudanças, além de determinar qual é o orçamento para as mudanças.

No caso das mudanças é fundamental controlar as requisições de mudança através dos seguintes procedimentos:

  • Capturar
  • Examinar
  • Propor curso de ação ou resposta
  • Decidir se é requisição de mudança aprovada ou rejeitada, se uma não conformidade será deferida ou não, e se será fornecido orientação para uma preocupação ou problema.
  • Implementar a ação proposta quando aprovada

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Mudanças:

  • Gerência Corporativa: Fornece a estratégia para controle de mudança
  • Executivo: Determina a autoridade de Mudanças e o Orçamento para mudanças
  • Usuário principal: Toma decisões sobre issues escaladas, com foco na proteção dos benefícios do projeto
  • Fornecedor principal: Toma decisões sobre issues escaladas, com foco na proteção da integridade da solução completa
  • GP: Gerencia o controle de issues e mudanças, cria e mantém o registro de issues e implementa as ações corretivas.

7 – Progresso

Tem o objetivo de responder “Onde estamos agora?”, “Aonde estamos indo?” e se “Devemos continuar?” com o projeto, explicando principalmente o processo de tomada de decisões na aprovação de planos, no monitoramento do desempenho efetivo e no processo de levar questões a níveis hierárquicos superiores.

Dois dos Princípios do PRINCE2 que são Gerenciar por Estágios e Justificação Continuada para o negócio, recebem contribuição do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitoramento e controle, habilitando a avaliação critica da viabilidade continuada.

Outro Princípio do PRINCE2 que é Gerenciar por Exceção, também recebe apoio do Tema Progresso, que fornece mecanismos para monitorar o progresso em relação as tolerâncias permitidas, e os controles para escalar para o nível seguinte quando necessário.

O progresso então, é a medida de realização dos objetivos de um plano, podendo ser monitorado em nível de pacote de trabalho, estágio e projeto.

Controles do Progresso

Os controles de progresso precisam garantir, que para cada nível da equipe de gerenciamento do projeto, o nível de gerenciamento possa:

  • Monitorar o progresso
  • Comprar o trabalho realizado com o planejado
  • Revisar os planos e sua aderência as situações futuras do projeto
  • Identificar problemas e riscos
  • Realizar ações corretivas
  • Autorizar trabalhos adicionais

Exceções e Tolerâncias

Uma exceção é uma situação em que pode ser previsto que haverá um desvio além dos níveis de tolerância acordados.

As tolerâncias são os desvios permitidos para mais ou para menos em uma estimativa planejada sem que se escale o desvio para o próximo nível de gerenciamento.

As estimativas que podem ser controladas por níveis de tolerância são as 6 variáveis do projeto, ou aspectos de gerenciamento, que são: Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios.

O PRINCE2 tratá o progresso com uma abordagem que envolve medir o progresso efetivo em relação às metas de desempenho de Tempo, Custo, Escopo, Risco, Qualidade e Benefícios, e depois usar essas informações para tomar decisões e adotar ações quando necessário.

Para isso o PRINCE2 fornece controle de progresso com as ações de:

  • Delegar autoridade de um nível de gerenciamento para o nível abaixo
  • Dividir o projeto em estágios de gerenciamento e autorizar o projeto um estágio de cada vez
  • Fazer relatórios e revisões orientados por prazos e eventos
  • Identificar exceções

Sendo que estes controles do projeto devem ser documentados no Documento de Iniciação do Projeto.

Delegação de autoridade

O mais importante neste item diz respeito a quais são os papéis e suas responsabilidades na definição de tolerâncias, no controle do progresso e das exceções ao longo do ciclo de vida do projeto.

Para entender como ocorre a delegação de autoridade entre os papéis e quais são suas responsabilidades quanto as tolerâncias, exceções e progresso, veja a figura a seguir:

Prince-2-delegacoes-b

* Gráfico originado do material da Management Plaza Brasil (MP.br)

Estágios de Controle

Outra abordagem para um bom controle do progresso é o uso de número de estágios, duração de estágios e o uso de estágios técnicos se forem necessários.

Controles orientados a eventos e tempo

O PRINCE2 fornece dois tipos de controles de progresso que podem ser utilizados ao longo do ciclo de vida do projeto, que são:

  • Controles orientados a eventos, que são aqueles disparados quando um evento específico ocorre
  • Controles orientados a tempo, que são aqueles que acontecem em intervalos periódicos predefinidos

Linhas de Base

As linhas de base são os registros do que foi planejado e do que se pretende alcançar semana por semana, por exemplo. Para realizar este controle, o GP pode definir linhas de base para o Projeto, Estágios, Exceção e Pacotes de Trabalho, ou seja, definir as metas para cada um destes itens, registrando suas linhas de base e utilizando para controle do progresso.

Revisão do Progresso

Parte integrante do controle do progresso, é revisar periodicamente o progresso do projeto, para isso o GP poderá revisitar os seguintes produtos de gerenciamento:

  • Diário do Projeto
  • Registro de issues
  • Descrição do Status do Produto
  • Registro de Qualidade
  • Registro de Riscos

Captura e relato de lições

Outro ponto fundamental no progresso é o registro e o reporte de lições ao revisar o próprio progresso. Para isso podem ser utilizados os seguintes produtos de gerenciamento:

  • Anotações de lições
  • Relatório de lições

Relatórios de progresso

Ao se realizar o controle do progresso do projeto é necessário distribuir relatórios para comunicar este progresso para todos os envolvidos. A frequência dos relatórios deve refletir o nível de controle necessário e isso pode variar durante o projeto.

Os seguintes documentos de gerenciamento são usados para relatórios de progresso:

  • Relatório de Ponto de Controle, feito pelo Gerente de Equipe Especialista para detalhar o progresso dos pacotes de trabalho
  • Relatório de Destaques, feito pelo GP para comunicar o progresso do estágio
  • Relatório Final de Estágio, feito pelo GP próximo ao final do estágio para comunicar o progresso até a data
  • Relatório Final de Projeto, feito pelo GP próximo ao fim do projeto para que o Comitê avalie o projeto e autorize o encerramento.

Responsabilidades mais relevantes ao assunto Progresso

  • Gerência Corporativa: Define as tolerâncias do projeto
  • Executivo: Fornece as tolerância do estágio
  • Usuário principal: Garante que o progresso em direção ao resultado está consistente com a perspectiva dos usuários
  • Fornecedor principal: Garante que o progresso em direção ao resultado está consistente com a perspectiva dos fornecedores
  • GP: Autoriza pacotes de trabalho, monitora o progresso dos estágios, produz relatórios de progresso e de exceção.
  • Gerente de Equipe Especialista: Acorda os pacotes de trabalho com o GP, produz relatórios de pontos de controle e notifica o GP sobre desvios
  • Garantia do Projeto: Confirma o progresso do estágio
  • Suporte do Projeto: Ajuda na compilação dos relatórios de progresso

Aplicação dos 7 temas

O PRINCE2 requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.

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