Estou aqui para contar para você um case de sucesso da aplicação de abordagens ágeis e enxutas de gestão fora de ambientes de TI, que tem sido conhecido atualmente como “Ágil fora da TI”. O que vou contar para você aconteceu no dia último dia 27 de julho quando eu vesti a camisa da Cielo por um dia!

Tudo começou quando a agência Suba entrou em contato comigo para me convidar para participar de um evento de líderes da Cielo. Fiquei interessado mas precisava saber o que a Cielo esperava do evento e da minha participação. Foi ai que me colocaram em contato com diretores da Cielo e fui surpreendido por um excelente desafio.

A Cielo gostaria que eu participasse do Encontro Anual de Líderes do Varejo, que neste ano de 2018 tinha o tema “Varejo Turbo: Acelerar o futuro está em suas mãos”. A expectativa deles era que eu desse uma palestra sobre times ágeis de alta performance e realizasse uma dinâmica para que os mais de 150 líderes do Brasil praticassem um pouco das técnicas e comportamentos apresentados. Bom, até ai nada muito diferente do que fazemos a alguns anos na Hiflex, e eu já estava propenso a topar quando me pagaram de jeito e não tive como dizer não.

A diretoria da Cielo responsável pelo evento, não queria uma simples dinâmica daquelas lúdicas que costumamos fazer em treinamentos e workshops, eles queriam algo real que fizesse os participantes sentirem na pele a essência da agilidade e mais, a essência de entregar resultado REAL para um cliente REAL durante um aprendizado REAL, ou seja, colocar em prática de verdade sem filosofia, sem historinhas da carochinha e sem exemplos lúdicos e metafóricos. O que eles queriam era REALIDADE!

Foi ai que eles me revelaram que o tema do evento estava ligado a velocidade, motor, automobilismo, vitória e ultrapassar limites, e que por isso eles estavam me desafiando a fazer com que o grupo de líderes presentes arrecadasse 10 mil reais para serem doados ao Instituto Ayrton Senna, durante a 1 hora e meia que nós tínhamos para a minha palestra e dinâmica.

Bom, nem preciso dizer para vocês que eu aceitei o desafio na hora não é?! Fã de carteirinha do Ayrton e com a possibilidade de mostrar que o Ágil funciona e dá resultados reais, sem mimimi e sem filosofia de botequim:  “Vamos nessa galera, desafio aceito!” Eu falei prontamente!

Bom, depois de algumas conversas via conference call com a Cielo, estruturamos a palestra e a dinâmica que iríamos aplicar.

Eu tinha 1 hora e 30 minutos no total, utilizei aproximadamente 45 minutos para realizar uma palestra para os mais de 150 líderes de vendas da Cielo, apresentando conceitos de Agile, trabalho em equipe, SQUADs, Mindset Ágil e é claro, algumas práticas, técnicas e ferramentas para planejarmos, trabalharmos e entregarmos trabalho em equipe, considerando inclusive o conceito de Scaled Agile, no sentido de entregarmos resultado com grandes equipes envolvidas de forma integrada e interligada no mesmo objetivo comum. Sem esquecer é claro que os participantes eram ligados a vendas, então o contexto das práticas deveria ser direcionada para este público e não podíamos falar de tecnologia, softwares ou coisas parecidas, a galera presente era de varejo, vendas, comercial e com pegada agressiva de conquista de clientes e batimento de metas de vendas.

Bom, depois da parte teoria, fomos para a prática. Dos 45 minutos que me restaram para a dinâmica, utilizei aproximadamente 15 minutos para contextualizar a dinâmica, as práticas e os objetivos de cada grupo, considerando principalmente a Meta de 10.000,00 reais que o grupo como um todo precisaria atingir nos 30 minutos restantes de dinâmica.

Apresentamos o Instituo Ayrton Senna, que estava representado no evento por duas pessoas, que ficariam presentes durante os trabalhos e aguardariam para receber o valor arrecadado, o que nos colocou no mínimo uma pressão maior ainda para atingirmos no mínimo o valor esperado de 10 mil, ou pelo menos muito perto disso.

A Estratégia foi separar os mais de 150 líderes de vendas que estavam presentes em 10 grupos de aproximadamente 15 pessoas, o conceito utilizado foi de SQUADs, considerando uma SQUAD um time multidisciplinar com todas as pessoas, papéis e responsabilidades necessárias para atingirmos as metas esperadas. Sendo que cada SQUAD deveria ter um representante que iria se comunicar  com as demais SQUADs para sincronizar os trabalhos integrados e a meta em comum. Esta sincronização de SQUADs nos aproxima do conceito de Agile Scaled.

A meta de 10 mil reais era para ser atingida por todos juntos, e não por cada um dos times. Em outras palavras, se cada SQUAD arrecadasse 1.000 reais a meta seria batida, então o trabalho precisava ser mais conjunto e colaborativo do que individual e isolado, o que nos obrigava a ter o conceito de Ágil em Escala.

Para começar a facilitação apresentei conceitos e práticas de:

  • Sprint: Que para os nossos 30 minutos de dinâmica, seriam intervalos de 7:30 onde as SQUADs deveriam buscar suas metas individuais, sem perder de vista a meta coletiva.
  • Planejamento: Incluindo planejamento em escala para a identificação de dependências e sincronismo de metas, onde cada SQUAD deveria considerar a meta das outras para definir a sua própria, e combinar como fariam o sincronismo dos trabalhos durante a arrecadação, e como seria a comunicação das metas atingidas para todos os presentes.
  • Reuniões Diárias: Para o nosso tempo e dinâmica, aconteceram a cada 7:30 em cada uma das SQUADs para que cada uma sincronizasse os trabalhos realizados e soubesse o quanto estavam próximos de suas metas, e também com os representantes de todas as SQUADs juntos para que fosse sincronizada a meta global. Posso afirmar que um dos trunfos do sucesso deste case real foi esta prática.
  • Review e Retrospectiva da Meta: A revisão da meta atingida foi realizada juntamente com a retrospectiva de cada SQUAD para que inspecionassem e avaliassem o quanto estavam dentro do esperado e o quanto podiam melhorar, de um intervalo de 7:30 para o outro. Este foi outro grande trunfo deste case, pois os times foram revisando suas metas, e sincronizando seus resultados a cada rodada, e o resultado foi surpreendente como você irá perceber.
  • Transparência com o “Arrecadômetro: Colocamos um painel que mostrava em tempo real (após as reviews) quanto os times em conjunto haviam arrecadado.

Bom, a partir dos conceitos apresentados o meu trabalho foi apenas facilitar, provocar e promover a Agilidade através das práticas, e claro provocar que os integrantes dos times tirassem o melhor de si e de seus companheiros de time.

Um exemplo foi quando demos a largada no planejamento e alguns representantes de SQUAD vieram me procurar para saber se podiam dividir a meta de 10 mil em partes iguais entre as demais SQUADs, e se cada um dos presentes na sala podiam doar a quantia necessária para não precisarem perder tempo com a dinâmica e rapidamente atingirem o resultado esperado. Bom, falei que podiam, não havia regra proibitiva para isso, mas provoquei: “Vocês vão se contentar apenas em bater a meta desta forma? E se vocês puderem arrecadar mais? E o tempo que vai sobrar o que farão? Será que não é possível duplicar, triplicar ou quadruplicar a meta?”. Foi ai que a galera entrou no espírito e foram “comer” a meta com farinha, se é que me entende >:).

Começou então com cada SQUAD planejando sua meta que, ao publicarem não passava muito de uma quantia próxima da divisão de 10 mil em 10 partes iguais, e a meta global ficou pouco acima dos 10 mil reais previstos no início. Porém, quando a execução começou as coisas mudaram rapidamente, devido ao cenário complexo e com alta imprevisibilidade e desconhecimento do que poderia acontecer.

Logo ao final da primeira pequena Sprint de 7 minutos e 30 segundos, todos os representantes das SQUADs sincronizaram as metas, e pela surpresa de todos, todas as SQUADs já tinham batido a meta acordada, ou estavam muito próximas disso. Com isso todos se comprometeram a atualizar e revisar as metas com as suas próprias SQUADs e traçar novas estratégias em conjunto para a meta global.

Cada SQUAD foi se auto organizando e se adaptando conforme sua própria estratégia de arrecadação e conforme os acordos feitos com as demais SQUADs. O resultado foi se tornando cada vez mais impressionante, as metas iam subindo, sendo batidas e subindo novamente.

Ao final dos 30 minutos do desafio de arrecadação proposto pela Cielo aos seus 150 líderes presentes, o resultado foi mais do que satisfatório. O grupo todo junto arrecadou mais de 43 mil reais, todas as SQUADs superaram suas metas mais de 1 vez e a satisfação de todos com o resultado obtido foi indescritível.

A agência Suba que organizou ficou impressionada com as práticas que realizamos, a Cielo ficou muito satisfeita com o desafio cumprido e com o que foi possível fazer dentro de apenas 30 minutos, com algumas poucas práticas, conceitos e mindset ágil.

O Instituto Ayrton Senna como beneficiário do resultado do trabalho realizado, ficou muito satisfeito e suas expectativas foram mais que atendidas. Os representantes do Instituto que estavam presentes, nos confessaram que chegaram com a expectativa de chegar a 50% do valor de 10 mil, o que já seria um grande presente para eles, ao verem os 10 mil iniciais mais do que quadruplicados, ficaram eufóricos e muito felizes por terem participado deste evento.

Eu e a Hiflex, ficamos muito honrados em poder participar deste mega evento, que foi grande em propósito e muito feliz no quesito ajudar instituições e pessoas, conectando totalmente com a missão da Hiflex e de nós sócios e especialistas.

Termino agradecendo a oportunidade que a Suba e a Cielo me deram de participar deste evento e contribuir para que o Instituto Ayrton Senna fosse beneficiado com o resultado real da aplicação de pensamentos e práticas ágeis. Estes que já nos convenceram a muito tempo do que podem fazer, e agora com mais este case poderão convencer mais pessoas e incentivar o aprendizado, a busca e a aplicação destas e de outras abordagens ágeis e enxutas de gestão em muitos lugares, muitas empresas e por muitas pessoas.

Parabéns a todos da Cielo e um imenso obrigado pela oportunidade de provocar vocês todos!