CADA GERENTE NO SEU QUADRADO!

Algumas vezes escrevo especialmente em resposta a perguntas interessantes dos meus leitores. Desta vez vou falar um pouco sobre algumas figuras gerenciais de um departamento de TI, em resposta ao leitor Ro Padovan.

Estruturas organizacionais, papéis, responsabilidades e tarefas podem variar bastante dentro de empresas, e estas variações frequentemente se dão devido a cultura organizacional e até a forma com que ela cresceu e se estabeleceu. Então o que vou descrever aqui é apenas uma sugestão de organograma organizacional gerencial.

Para ficar mais fácil o entendimento, vamos analisar a estrutura organizacional sugerida abaixo:

O objetivo não é detalhar toda a estrutura, mas vamos comentar um pouco sobre cada uma delas para melhorar o entendimento dos papéis que vamos abordar.

CEO: O CEO é frequentemente a mais conhecida, e geralmente ocupa a posição de presidente-executivo ou diretor geral da empresa, é aquele que todos chamam de “chefão”.

É comum que o CEO responda ao conselho ou quadro de diretores principais, é o papel que leva as glórias pelo sucesso da empresa, mas também é o responsável pelo seu fracasso, então frequentemente é um cargo de grande responsabilidade e estresse.

Abaixo do CEO, geralmente se encontram:

CFO: O Diretor Financeiro comanda as finanças da empresa, bem como orçamentos e investimentos e é o “cara-da-grana”.

CPO e CMO: São encontrados em companhias de maior porte, e respectivamente são os diretores de produtos e marketing, sendo o primeiro responsável pela concepção, projeto e produção de produtos, e o segundo o responsável pelas ações de marketing da empresa, que está intimamente ligado a como os produtos e/ou serviços da empresa serão vendidos e comercializados.

Agora chegamos a parte que mais nos interessa neste post, porque frequentemente é onde há mais confusão e distorção de  papéis e responsabilidade, especialmente nas empresas em que o produto e/ou serviço final é a TI. Além de que geralmente é onde se encontram os gerentes que mais comumente ouvimos falar.

CTO: É o Diretor de Tecnologia, frequentemente comando a área de tecnologia ou pesquisa e desenvolvimento (P&D). Entende-se neste caso a tecnologia ligada aos produtos que serão comercializados pela empresa, ou seja, a tecnologia para vendas.

CIO: É o Diretor de TI, responsável pela área de tecnologia e informação de uma empresa, se diferenciando do CTO pelo fato de que o CIO comando as tecnologias e informação para dentro da empresa, ou seja, para o uso interno.

É mais comum que as empresas tenham apenas uma diretoria de Tecnologia e/ou TI, geralmente apenas com o CIO no comando, acumulando as áreas de tecnologia internas (uso interno) e externas (para vendas).

Abaixo do CIO vem os gerentes de TI, que compartilham as responsabilidades com o CIO e fazem parte direta da estrutura gerencial do departamento de TI. Neste caso é preciso entender as funções e responsabilidades de cada um, e principalmente as fronteiras onde cada um atua.

A primeira fronteira que devemos compreender é a estratégica/operacional. Os diretores precisam estar mais próximos dos trabalhos estratégicos da empresa, que neste caso podemos resumir como fornecer o entendimento do plano estratégico da empresa aos gerentes, e direcioná-los para os projetos e serviços que foquem nas metas e objetivos do plano estratégico da companhia.

Já os Gerentes de TI estão mais no plano operacional, e devem guiar as equipes nas execuções de projetos e serviços que façam com que a empresa permaneça em direção ao cumprimento de seu plano estratégico.

De uma maneira simplista, o CIO alinha os projetos e/ou serviços com o plano estratégico da empresa e comunica o corpo diretivo da empresa sobre quais projetos e/ou serviços serão executados pelas equipes de TI. Já os gerentes de TI recebem este plano diretivo e executam as ações para que ele seja executado, ou seja, colocam os times para trabalhar em pró do cumprimento das metas.

Exemplo real: O plano estratégico da empresa define que deverá haver um crescimento de 20% da capacidade da companhia em atender seus clientes via suporte telefônico e presencial. O CIO fica com a responsabilidade de alinhar este plano estratégico com o time gerencial de TI, definindo verba orçamentária para contratação de novos profissionais, compra de equipamentos e melhoria na infraestrutura, tal como rede, mesas e novos computadores. Ainda no campo das decisões, o Diretor também atua no direcionamento e na escolha de projetos/serviços mais prioritários.

Com as aprovações de orçamento e priorizações, o gerente de TI parte para a execução, alinhando com o seu time as contratações, e a realização das compras e melhorias de infra-estrutura.

Observação: Note que o CIO atua na estratégia, tomando as decisões junto a direção da empresa, a aprovação de orçamento e as estratégias internas da área de TI para atender a estratégia da empresa, já o gerente de TI é o responsável por operacionalizar as ações, e colocar a estratégia em prática.

PMO: Por fim, temos o Escritório de Projetos que em algumas organizações possui uma diretoria específica para traçar os planos estratégicos do escritório e alinhá-los ao planejamento estratégico da companhia. A estrutura mostrada no desenho é a mais projetizada possível, onde o escritório de projetos é independente e atua em todos os projetos da empresa, sendo consumido por todas as demais áreas, mas sendo 100% responsável pela execução dos projetos, sem influencias diretas na execução de seus projetos.

No topo do PMO (Project Management Officer, ou Escritório de Projetos) podem estar o Diretor de Projetos ou Diretor de PMO, ou em algumas estruturas o Gerente de PMO. Logo abaixo nesta estrutura estão os Gerente de Projetos, ou GPs.

O Diretor ou Gerente do PMO tem o mesmo papel estratégico que o CIO e/ou CTO, e seu objetivo é fazer com que os GPs atuem em projetos, ou desenvolvam o Escritório de Projeto, em total alinhamento com a estratégia da empresa. Também são os responsáveis pela priorização e definição de orçamento para os projetos que serão executados pelo escritório, algumas vezes é neste momento que aparecem os Gerentes de Portfólio como apoio aos diretores principalmente na priorização de projetos.

Os GPs devem atuar no plano estratégico/operacional dos projetos, fazendo com os times de projetos executem seus projetos e os concluam com eficiência e eficácia, falhando o mínimo possível e tendo o mínimo de prejuízo possível. Em escritórios mais maduros, o objetivo frequentemente é obter o maior ganho possível.

Exemplo real: Os Diretores de PMO, determinam o orçamento e a priorização dos projetos de acordo com o plano estratégico da empresa e repassam para os gerentes de projetos ou programas. Estes gerentes passam a executar os projetos buscando a meta de sucesso traçada pela diretoria e pelo plano estratégico da empresa.

Observação: Perceba que o cenário é parecido ao encontrado no departamento de TI, onde o Diretor ou Gerente do PMO focará seu trabalho nas decisões estratégicas, e o Gerente de Projetos e/ou Programa se focará na operação com a execução de seus projetos.

Os gerentes de TI se diferem dos gerentes de projeto em vários aspectos, apesar de que em algumas empresas estes dois papéis estão unidos em uma mesma figura. Porém, o mais indicado é que sejam separados, pois o gerente de TI tem uma responsabilidade mais ligada a serviços internos, e de apoio aos GPs no que se refere a tecnologia e informação.

Já os gerentes de projetos, atuam diretamente com times de desenvolvimento de produtos e/ou entrega de produtos que podem estar diretamente ligados aos gerentes de TI, e inclusive executar projetos para estes, afim de concentrar os projetos dentro do escritório de projetos.

Tanto os Gerentes de TI quanto os Gerentes de Projetos não ficam totalmente no operacional, e também não ficam totalmente no estratégico, aqui é que está o grande problema e confusão das fronteiras de papéis e responsabilidades.

Os gerentes devem estar totalmente alinhados com a estratégia da empresa, seguindo as diretivas de seus diretores e fazendo com que os seus times atuem em perfeito alinhamento com as estratégias, além de acompanhar as execuções de todos os projetos que são responsáveis. Porém, também não atuam 100% ou diretamente no operacional, mas sim mais no gerenciamento das operações, estando mais focados nos planejamentos, direcionamentos, monitoramentos e controles, sempre alinhando estas atividades com o plano estratégico da organização e da sua diretoria.

Para finalizar, os escritórios de projetos podem estar como na figura, ou seja, independente das demais áreas da empresa, e atendendo a todas elas. Podem estar abaixo de uma estrutura como o departamento de TI e ser um escritório de projetos específicos da área de TI, ou também estarem em várias áreas, sendo mais de um escritório, cada um atendendo a uma área e um ponto mais específico da estratégia da empresa.

Em todos estes formatos estruturais, a recomendação é que os diretores estejam atuando mais na esfera estratégica, buscando o alinhamento diretivo da empresa, como sugestão temos as áreas de estudo de governança, tal como Cobit.

Os gerentes de TI, frequentemente estão mais ligados a serviços, e a sugestão é que tenham um foco mais operacional, e a linha de estudo sugerida é o gerenciamento de serviços como o ITIL.

Já os gerentes de projeto, geralmente estão mais ligados ao operacional de projetos de construção ou entrega de produtos, e a linha de estudo sugerida seria o gerenciamento de projetos, tais como o PMBOK e o Scrum.

Ainda quanto aos gerentes, as responsabilidades com o aspecto pessoal dos times é muito forte, principalmente porque eles estão mais no operacional, então estudos e focos nas pessoas também são recomendados.

É isso pessoal, espero ter conseguido contribuir para o entendimento de papéis e responsabilidades gerenciais, e com isso seja mais fácil discutir e tomar decisões a cerca de estruturas organizacionais.

Bom trabalho e volte sempre!